10 étapes pour lancer une communauté Slack pour votre événement virtuel

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Vous cherchez à ajouter une autre couche d'engagement à votre événement virtuel? Apprenez à créer une communauté Slack qui maintient les participants engagés, connectés et offre de nouveaux canaux pour une discussion plus approfondie.

L'un des plus grands défis pour les professionnels de l'événementiel qui se tournent vers des événements virtuels est de trouver des opportunités d'engager les participants. Avec la majorité (80%) de professionnels de l'événement déclarant que l'engagement des participants est le KPI le plus important pour réussir lors de la création d'une expérience de participant virtuel, nous pensons qu'il est essentiel d'expérimenter de nouveaux outils et programmes qui n'ont peut-être pas été utilisés pour des expériences d'événement en personne.

C’est pourquoi lors de la récente (Presque) Événement virtuel EN PERSONNE, nous avons créé diverses façons de mobiliser les participants à l'événement, notamment une communauté Slack EN PERSONNE. La réponse a été extrêmement positive. Si vous explorez comment ajouter une communauté Slack à votre prochain événement virtuel, consultez nos 10 meilleurs conseils ci-dessous.

Qu'est-ce que Slack?

Avant d'entrer dans les détails de la construction d'une communauté, il est important de comprendre que Mou est un outil de communication. Il permet aux équipes internes, aux organisations et aux communautés virtuelles de collaborer via des canaux, la messagerie de groupe, la messagerie directe, le partage de fichiers, etc.

Récemment, nous avons constaté une augmentation du nombre de communautés Slack orientées vers l'extérieur, conçues pour une variété de secteurs différents tels que le marketing d'événements, l'analyse de données, le marketing de contenu, etc. Alors que la majorité de la main-d'œuvre s'acclimate au travail à distance, les communautés Slack ont ​​explosé en popularité en fournissant des ressources pour l'apprentissage, le réseautage et la connexion.

Vous cherchez d'autres ressources supplémentaires? Découvrez notre 10 meilleurs outils pour héberger un événement virtuel.

Lancez une communauté Slack pour votre événement virtuel en 10 étapes

1. Déterminez votre public

Avant de vous lancer dans la création d'un espace de travail Slack, de déterminer une URL et de créer des # canaux Slack, vous devez déterminer le public que vous cherchez à attirer et à impliquer.

Tout d'abord, posez-vous les questions suivantes:

  • Cette communauté inclura-t-elle uniquement inscrits et participants à l'événement?
  • Cette communauté inclura-t-elle uniquement les clients?
  • Cette communauté comprendra-t-elle perspectives?

Par exemple, avant le lancement de l'événement (Presque) EN PERSONNE, nous avons décidé de créer une communauté Slack pour tous les participants à l'événement. Cela comprenait à la fois des clients, des clients potentiels et des orateurs d'événements.

2. Établir un code de conduite et affecter des modérateurs de la communauté

La création d'un code de conduite communautaire constitue une étape cruciale pour créer une communauté Slack réussie pour votre événement virtuel. Cela peut prendre de nombreuses formes et être aussi détaillé ou simplifié que vous le souhaitez. N'oubliez pas que l'objectif est de donner aux membres de la communauté une compréhension claire de la façon de se comporter dans la communauté, de ce qu'il ne faut pas faire et des conséquences d'une violation du code de conduite.

Vous voudrez également attribuer des rôles de modérateur et d’administrateur aux membres de votre équipe qui pourront continuer à faire circuler les conversations dans la communauté et intervenir en cas de besoin.

Par exemple, vous pouvez consulter le (Presque) IN-PERSON Slack Community Code of Conduct ici. Nous l'avons également posté dans notre communauté Slack afin qu'il soit très visible.

3. Déterminez comment les membres de la communauté se joindront

Ensuite, prenez du recul pour déterminer à quoi ressemblera l'expérience d'accueil pour les membres de la communauté. Autoriserez-vous toute personne ayant accès à votre espace de travail Slack à créer un compte utilisateur ou aurez-vous besoin d'une approbation?

Il existe plusieurs façons de rejoindre votre communauté Slack:

  1. Par une invitation par e-mail
  2. Via un lien direct pour rejoindre un espace de travail Slack
  3. En créant un formulaire ou un workflow à l'aide d'une plateforme d'automatisation marketing

Si vous cherchez à créer une communauté Slack fermée, vous souhaiterez peut-être créer un flux de travail personnalisé via HubSpot ou Marketo. Cela vous permettra de vérifier chaque membre de la communauté avant de leur permettre de créer un compte Slack.

4. Créez un espace de travail détendu

Avant de créer un espace de travail Slack pour votre communauté d'événements, vous devez déterminer si vous avez besoin d'un espace de travail Slack gratuit ou d'un espace de travail Slack payant. Cependant, si vous êtes sur la clôture, vous pouvez toujours commencer avec un plan gratuit et passer à la version payante au besoin.

Nos recherches nous ont appris que la principale différence entre un espace de travail Slack gratuit et payant est le nombre de messages consultables. Cela signifie que seuls les 10 000 derniers messages sont archivés et consultables avec un plan gratuit.

Si vous disposez actuellement d'un espace de travail interne Slack, contactez votre responsable de compte Slack ou son équipe d'assistance pour déterminer le meilleur plan.

Une fois que vous avez votre espace de travail Slack, choisissez une URL personnalisée. Pour une communauté Slack liée à votre événement, vous pouvez envisager d'utiliser le nom de l'événement virtuel (ex. in-person.slack.com) ou le nom de votre série d'événements.

5. Créez des canaux # lâches

Après avoir décidé de votre plan Slack et créé une URL personnalisée, vous souhaiterez préparer votre espace de travail pour les membres en ajoutant des canaux uniques.

Chaque espace de travail Slack est fourni avec la valeur par défaut #général et #Aléatoire canaux, qui peuvent tous deux être supprimés.

Voici quelques exemples de chaînes publiques que vous pouvez créer:

  • #introductions canal
  • #Ressources canal
  • un canal dédié à toutes les conversations autour de votre événement virtuel (ex. #almostinperson)

Lors de la création de chaînes publiques, gardez à l'esprit qu'un trop grand nombre de chaînes peut dérouter les utilisateurs, tandis que trop peu de chaînes peuvent rendre les chaînes disponibles bruyantes et désorganisées. Chez Bizzabo, nous avons décidé de limiter le nombre de chaînes disponibles à sept comme indiqué ci-dessous:

Chaînes - Slack Community

Si vous cherchez un moyen d'offrir du contenu exclusif, vous pouvez également créer chaînes privées. Ces chaînes ne sont visibles que par les utilisateurs de Slack qui sont invités et peuvent être organisées, vous permettant d'offrir une expérience VIP à certains participants, conférenciers ou sponsors.

6. Tirez parti des applications Slack

Slack propose une variété d'applications telles que les sondages, les gifs, le chat vidéo, etc. pour faciliter la collaboration et la communication. Pour mieux comprendre les applications à inclure dans votre espace de travail Slack, consultez leurs Applications essentielles.

Pour la communauté Slack (Presque) IN-PERSON, nous avons utilisé Donut, Polly et Giphy pour fournir une variété d'options d'engagement aux utilisateurs.

7. Lancer un lancement de la communauté bêta

Nous vous recommandons vivement de remplir votre espace de travail avec des conversations coordonnées par votre équipe ou un groupe sélectionné de clients, de participants à l'événement ou de partenaires. Cela vous aidera à donner le ton à votre communauté Slack avant de la lancer à un public plus large.

Pour commencer la fête, nous avons commencé une conversation dans notre #almostinperson Slack channel plusieurs jours avant l'événement:

Slack Conversation - Communauté Slack

Si vous prévoyez de lancer une version bêta de votre communauté Slack, réservez une à trois semaines aux membres de la version bêta pour lire et envoyer des messages Slack les uns aux autres. avant ouvrir la communauté à un public plus large.

8. Ouvrez votre espace de travail Slack aux participants à l'événement

Si vous êtes arrivé à ce point avec votre communauté Slack, félicitations! C'est une réalisation ÉNORME. Une fois que votre communauté Slack est prête avec des canaux, des applications et des conversations de démarrage, vous pouvez commencer à inviter de nouveaux membres dans la communauté.

Pour ce faire, prévoyez de lancer une campagne d'e-mail dédiée à vos participants à l'événement qui inclut la possibilité de rejoindre Slack avant ou pendant votre événement. Vous pouvez également créer une page de destination qui donne aux participants à l'événement plus d'informations sur les raisons pour lesquelles la communauté Slack existe et la valeur qu'elle offre.

À titre d'exemple, voici une capture d'écran de la page d'inscription de la communauté (Presque) IN-PERSON Slack ci-dessous:

Bizzabo Slack Channel - Communauté Slack

9. Rejoignez la conversation

À mesure que vous vous rapprochez de votre événement, vous remarquerez probablement des niveaux d'engagement plus élevés sur Slack alors que les membres de la communauté commencent à commenter vos sessions d'événement virtuel, vos conférenciers et les autres expériences des participants en temps réel.

Ne sois pas timide! Demandez à votre équipe interne de rejoindre la conversation en répondant dans les discussions, les membres de la communauté @messaging qui ont des questions spécifiques sur votre événement virtuel, ou en ajoutant un simple emoji de soutien.

La règle d'or pour les organisateurs d'événements hébergeant une communauté Slack est de garder une touche légère sur la modération. Permettez aux conversations de circuler librement, en ajoutant un soupçon d'encouragement lorsque cela est approprié.

10. Développez votre communauté

Garder votre communauté Slack engagée pendant votre événement virtuel est incroyablement excitant et gratifiant. Cependant, pour maintenir l'élan longtemps après l'événement, il faut du temps et de l'attention. Voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour maintenir l'engagement de votre communauté Slack après l'événement:

Organisez une série AMA avec des conférenciers d'événements

Si vos données montrent que le contenu de l'événement était très pertinent pour votre public, vous souhaiterez peut-être envisager d'exécuter une courte série AMA avec vos conférenciers. Choisissez un canal où vos conférenciers AMA peuvent directement envoyer un message aux membres de votre communauté et répondre aux questions vivre à une heure et une date désignées. Cela permettra aux membres de Slack d'accéder à un contenu exclusif qui les maintiendra engagés, tout en offrant des informations précieuses.

Mettre en évidence les membres de la communauté très engagés

Si vous avez investi dans un abonnement Slack payant, vous pouvez utiliser des analyses robustes pour comprendre qui sont les membres de votre communauté les plus engagés. Vous pouvez ensuite proposer des concours et des prix aux membres qui participent à de précieuses conversations sur différents canaux Slack, à ceux qui répondent aux questions des autres membres et aux personnes qui restent activement engagées pendant le plus longtemps possible.

Utilisez des outils de mise en réseau comme Donut

Connectez votre espace de travail avec des applications comme Donut, qui associe chaque semaine différents membres Slack à l'aide de brise-glace que vous pouvez personnaliser.

Continuer à inviter de nouveaux membres

Si vous avez organisé un événement virtuel autonome, envisagez d'ouvrir les inscriptions Slack à un public plus large comme vos clients ou prospects pour attirer de nouveaux utilisateurs. Si vous organisez une série d'événements virtuels en cours, continuez de promouvoir votre communauté Slack avant chaque date d'événement pour capturer les nouveaux inscrits à l'événement.

Points clés: créer une communauté détendue

Alors que les organisateurs d'événements continuent d'expérimenter différentes façons d'engager les participants à l'événement, considérez les étapes ci-dessus pour vous aider à lancer en toute transparence une communauté d'événements virtuels réussie sur Slack.

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