30 questions à poser lors de l'évaluation d'une plate-forme d'événement virtuelle

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Vous recherchez le meilleur logiciel d'événement virtuel? Voici 30 questions qui vous aideront à trouver et à acheter la solution parfaite pour tous vos besoins virtuels.

L'impact du nouveau coronavirus a été de grande envergure, accélérant la nécessité pour de nombreux professionnels de l'événement de passer des événements en personne à événements virtuels et expériences hybrides.

Comme la plupart du monde continue de pratiquer l'éloignement social ou une certaine forme d'abri sur place, professionnels de l'événement résilients ouvrent leur programmation d'événements pour inclure des événements virtuels plus interactifs ou des webinaires.

Avec autant de solutions surgissant pour rassembler les gens virtuellement, comment les professionnels de l'événementiel peuvent-ils trouver les meilleurs outils pour répondre à leurs besoins?

Pour vous guider dans ce processus, nous avons créé une liste de 30 questions que vous pouvez poser aux fournisseurs de plateformes d'événements virtuels tout au long de votre parcours d'achat.

La croissance des solutions d'événements virtuels

Tout d'abord, examinons le contexte qui a façonné le marché des solutions d'événements virtuels tel que nous le connaissons aujourd'hui.

Pour passer directement aux questions, cliquez ici.

Les responsables marketing comprennent le pouvoir d'avoir un point de contact événementiel, en personne ou virtuel, dans le cadre d'un programme marketing plus vaste. En réalité, 85% des spécialistes du marketing occupant des postes de direction ont identifié les événements en personne comme essentiels au succès de leur entreprise.

Cependant, au cours des derniers mois, les professionnels de l'événementiel ont dû adapter leurs stratégies aux circonstances d'urgence entourant le nouveau coronavirus et COVID-19. Le monde a remarqué que les événements à travers le monde étaient reporté, annulé, ou déplacé vers une plate-forme virtuelle au début de 2020. Selon le Enquête sur les événements, plus de 90% des spécialistes du marketing événementiel prévoient d'intégrer les événements virtuels dans leurs stratégies à l'avenir.

Des entreprises technologiques bien connues ont ouvert la voie en déplaçant leurs grandes conférences vers un format d'événement virtuel. Cela inclut DocuSign Momentum et Atlassian Summit 2020, qui étaient initialement des événements en direct revisités comme des événements distants. De même, Adobe Summit 2020 a adapté son événement très attendu de Las Vegas à un format virtuel et a fourni un accès gratuit à toutes les activités de l'événement à tous les inscrits.

Pour plus d'idées sur l'hébergement d'expériences virtuelles, consultez 20 idées d'événements virtuels.

Différences entre les événements virtuels et les webinaires

Alors que les organisations continuent de découvrir des moyens d'exploiter la puissance des expériences virtuelles, les professionnels de l'événementiel se familiarisent avec les tenants et aboutissants de la technologie et des outils virtuels. Avant de plonger dans les types de questions à poser à votre fournisseur de solution d'événement virtuel, passons en revue les principales différences entre les événements virtuels et les webinaires.

Les événements virtuels permettent aux organisateurs d'événements, aux conférenciers, aux participants et aux sponsors d'interagir à distance via un environnement virtuel. Alors que les webinaires et les outils de conférence virtuelle existent depuis un certain temps, des approches et des outils innovants alignent plus étroitement les objectifs des événements en personne sur le canal virtuel.

Les webinaires sont un canal précieux pour se connecter avec un public, mais ils diffèrent des événements virtuels de plusieurs manières clés.

Uniforme vs organisé: Premièrement, les webinaires sont uniformes. Ils offrent aux participants une seule session pour y assister. Si, en tant que participant, je participe à un webinaire, je participe à une seule session. Les événements virtuels, d'autre part, peuvent avoir des agendas à piste unique ou à pistes multiples qui s'étalent sur des heures, voire des jours. Le résultat est que le participant a la possibilité de «organiser» sa propre expérience et de déterminer les sessions auxquelles il souhaite participer.

Passif vs interactif: Les webinaires peuvent comporter des sondages, des enquêtes et des questions et réponses, mais la majorité des interactions avec les webinaires se limitent à ces points de vente. Les événements virtuels présentent des communautés où les participants peuvent se connecter les uns aux autres pendant et entre les sessions. Ces mêmes caractéristiques de la communauté permettent aux participants de communiquer avec des conférenciers et des sponsors, ainsi que dans le cadre d'une plus grande expérience de l'événement. Cela s'ajoute à d'autres outils de présentation tels que les sondages et les sondages que l'on trouve de la même manière dans les webinaires.

Expérience similaire vs expérience unique: Parce qu'un participant virtuel a la possibilité de gérer sa propre expérience et d'interagir au-delà d'une seule session, il est en mesure de personnaliser l'expérience de l'événement comme jamais auparavant. Par cette même pièce, les organisateurs d'événements peuvent mieux connaître les préférences de leurs participants en analysant leur parcours à travers un événement virtuel. Les informations obtenues aideront les organisateurs à envoyer des messages de suivi plus nuancés aux participants et à mieux adapter les expériences virtuelles et en personne à leur public à l'avenir.

Élargir l'expérience événementielle

À l'avenir, les professionnels de l'événement investiront davantage dans la production d'expériences virtuelles de haute qualité et engageantes. Malgré les incertitudes actuelles, nous prévoyons que la programmation d'événements s'étendra pour inclure des événements virtuels et hybrides et que les expériences en personne reviendront dans le futur, car le désir de se connecter de manière significative rapproche les gens.

Expérience de l'organisateur virtuel

  • Puis-je avoir un démo du produit?
  • À quoi ressemble l'intégration avec ma plateforme de gestion d'événements actuelle?
  • Puis-je créer des expériences virtuelles interactives entre les participants et les intervenants?
  • Puis-je déclencher des sessions virtuelles en fonction des types de tickets?
  • Puis-je créer des expériences virtuelles à pistes multiples et à piste unique?
  • Puis-je créer des événements virtuels de plusieurs jours et d'une seule journée?
  • Puis-je enregistrer mes sessions d'événements virtuels?
  • Quelles sont les exigences A / V et système requises pour produire un événement virtuel sur la plate-forme?
  • Puis-je envoyer des e-mails personnalisés programmés et automatisés via la plateforme?
  • Quelles sont les options de marque client?
  • Quels sont les packages de support ou de services disponibles?
  • Quelles analyses puis-je capturer?
  • Cette solution me permettra-t-elle d'avoir des données d'événement virtuel connectées liées à ma stratégie globale d'événement?

Les organisateurs d'événements virtuels doivent rechercher des solutions qui couvrent tous les aspects de l'expérience d'un événement virtuel.

Expérience de conférencier virtuel

  • Y a-t-il une salle de préparation pour mes intervenants avant de diffuser l'événement virtuel?
  • Puis-je héberger plusieurs présentateurs?
  • Mes intervenants peuvent-ils préparer leur contenu à l'avance et l'organiser dans des dossiers?
  • Un orateur peut-il télécharger son contenu?
  • Un orateur peut-il discuter en privé avec d'autres orateurs dans la solution virtuelle?
  • Un orateur peut-il répondre aux questions des participants?
  • Un orateur peut-il créer des quiz ou des sondages?
  • Un orateur peut-il utiliser un tableau blanc pour impliquer le public?
  • Un haut-parleur peut-il télécharger des vidéos externes?
  • Y a-t-il des salles de sous-commission où les conférenciers peuvent animer un petit groupe de participants?

Concentrez-vous sur des outils qui aident votre haut-parleur virtuel à briller et à offrir une expérience de haut-parleur plus vivante et mémorable. Les événements virtuels offrent aux participants une occasion unique d'avoir un accès inhabituellement direct à des conférenciers experts. Recherchez des outils qui se concentrent sur cette connexion.

Expérience de participant virtuel

  • Les participants doivent-ils télécharger un logiciel pour participer à l'événement virtuel?
  • Les participants peuvent-ils accéder aux événements virtuels via un appareil mobile, une tablette ou un ordinateur?
  • Les participants peuvent-ils accéder aux événements virtuels en direct et à la demande?
  • Les participants peuvent-ils discuter avec d'autres participants dans la solution virtuelle?
  • Les participants peuvent-ils soumettre des questions aux intervenants dans la solution virtuelle?
  • Les participants peuvent-ils rechercher et filtrer les sessions d'événements virtuels?
  • Existe-t-il des moyens pour les participants de s'engager via le chat, les sondages et un tableau blanc?
  • Existe-t-il un moyen pour les participants de se mettre en ligne lors d'un événement virtuel?
  • Existe-t-il des moyens pour les participants de réseauter entre eux?
  • Les participants peuvent-ils fournir des réponses au sondage après l'événement virtuel?

Rendez le contenu accessible sur une variété de canaux et d'appareils afin que des personnalités extraverties et introverties puissent s'engager.

Vous souhaitez savoir comment intégrer des événements virtuels à votre stratégie événementielle? Consultez notre guide détaillé Going Hybrid: Comment intégrer des expériences virtuelles dans votre stratégie d'événement.

Téléchargez le guide des événements hybrides maintenant