6 points à retenir de notre premier événement virtuel

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En moins de six semaines, nous avons lancé notre premier événement virtuel (Presque) EN PERSONNE pour plus de 6 000 professionnels de l'événementiel. Voici ce que nous avons appris.

La semaine dernière, Bizzabo a réuni des milliers de professionnels de l'événementiel pour (Presque) EN PERSONNE expérience virtuelle. Des conférenciers de SAP, Twitter, Bloomberg Live, HubSpot, Yext, Gainsight et bien d'autres se sont réunis pour un après-midi rempli de perspectives et d'inspiration.

En tant que spécialiste du marketing dans une entreprise d'événements, je comprends de première main l'impact sans précédent COVID-19[feminine a eu sur nous tous – personnellement et professionnellement. Étant donné que d'autres professionnels et organisations de l'événementiel sont confrontés à des défis similaires sur la façon de relier les événements en personne à l'environnement virtuel, je voulais partager mes enseignements de cet événement riche en informations.

Pour un examen plus en coulisses, consultez ce webinaire avec notre responsable marketing événementiel.

Inscrivez-vous au webinaire en coulisses!

À retenir de nos (Presque) conférenciers EN PERSONNE:

  • Adoptez l'agilité en révisant votre stratégie d'événement
  • N'oubliez pas l'aspect humain des interactions pour combattre la fatigue numérique
  • La construction d'une communauté authentique commence à chaque demande d'aide
  • Informez vos décisions autour de votre communauté
  • Revenir aux principes de base et aux formats de test
  • Adoptez la technologie de rupture et découvrez de nouvelles facettes du parcours des participants

Vous pouvez regarder toutes les sessions de (Presque) IN-PERSON On Demand ici.

1. Adoptez l'agilité en révisant votre stratégie d'événement

Cela a été une période incroyablement difficile. Au cours des trois derniers mois, l'industrie de l'événementiel a connu des changements spectaculaires. nous les dirigeants d'événements interrogés et a vu des résultats choquants. 64% des répondants ont reporté les événements, 57% ont annulé des événements, et 60% ont fait pivoter leur stratégie d'événement vers le virtuel.

Notre PDG, Eran Ben-Shushan, l'a dit clairement: "Nous ressentons l’impact du coronavirus sur le secteur de l’événement, par nos clients et par les données que nous avons vues dans nos rapports."

Produire notre premier événement virtuel en tandem avec notre Solution d'expérience virtuelle lancement, l'équipe marketing de Bizzabo a dû changer collectivement notre état d'esprit et adopter la nouvelle norme. Bien que nous sachions que la résilience et la créativité sont des éléments fondamentaux de chaque agent de commercialisation d'événements, un autre ingrédient clé est l'agilité. Pour qu'un événement virtuel se produise en moins d'un mois, nous avons dû réviser et affiner notre manuel d'événements.

Vidéoconférence - plats à emporter d'événements virtuels

Ci-dessus, une capture d'écran de l'une des nombreuses répétitions que notre équipe a organisées avant le lancement de l'événement.

Voici les principales façons dont nous sommes restés agiles tout en passant de la personne à la personne virtuelle:

  • Dis oui: Adopter le changement signifie être ouvert et flexible tout en collaborant avec plusieurs équipes et experts.
  • Obtenez l'adhésion des dirigeants et des organisations: Pour accélérer la production d'événements, toute notre organisation a fait partie de notre transformation.
  • Rencontrez souvent votre équipe: Nous avons jugé essentiel de rencontrer la plus grande équipe pour l'enregistrement, passer en revue les tâches urgentes et, plus important encore, faire le bilan de tout ce qui ne va pas, suggérer des solutions et déterminer les prochaines étapes à suivre pour faire avancer les choses.
  • Célébrez et apprenez en cours de route: Les événements virtuels sont un nouveau territoire pour la plupart des professionnels de l'événementiel. En tant qu'équipe, nous nous sommes souvenus de célébrer les victoires incrémentielles et d'embrasser tous nos apprentissages dans le but d'offrir une expérience événementielle incroyable.

Les fruits de notre état d'esprit agile ont vraiment porté leurs fruits. Plus de six mille professionnels de l'événement se sont inscrits à (Presque) EN PERSONNE avec plus de 50% de présence. Collectivement, cela équivaut à plus de 500 ans d'expérience événementielle de la part de dirigeants du monde entier. Ci-dessous, une première capture d'écran avant de clôturer les inscriptions.

Inscriptions - plats à emporter pour événements virtuels

2. Souvenez-vous de l'aspect humain des interactions pour combattre la fatigue numérique

Pendant notre session Combler le fossé lors d'événements hybrides, les dirigeants de SAP, Yext et Bloomberg Live se sont réunis pour discuter de l'évolution des événements dans le sillage de COVID-19.

Orientation client - plats à emporter pour événements virtuels

Lindsay McKenna, VP of Revenue Marketing chez Yext, a souligné l'importance de comprendre l'aspect humain des événements lors du passage à un environnement virtuel.

"Ce n'est pas aussi facile que de prendre le contenu en personne et de le basculer vers une stratégie numérique et virtuelle. Il est vraiment important de considérer l'aspect humain et la façon dont les gens interagissent."

Avec une si grande partie de nos vies dans le domaine numérique que des termes comme «fatigue du zoom» deviennent de plus en plus courants, les événements virtuels jouent un rôle important pour aider les gens à rester connectés.

Par exemple, une initiative amusante que nous avons incorporée à l'événement (Presque) EN PERSONNE était de plus petites heures heureuses après la session finale. Nous avons inclus jusqu'à 30 participants pour rejoindre nos modérateurs et conférenciers pour une conversation légèrement structurée et très dynamique qui (dans certains cas) a duré toute la nuit!

Vous trouverez ci-dessous un instantané d'un happy hour où notre co-fondateur, Alon Alroy, a participé avec les participants:

Happy hour - plats à emporter d'événements virtuels

Pour établir des connexions plus authentiques dans un environnement numérique, Jennifer Hoffman Roach, responsable de l'audience chez Bloomberg Live, recommande de se pencher sur la nouvelle connexion entre les haut-parleurs et les membres du public qui ne se produit que dans un cadre virtuel.

"Vous obtenez un aperçu de la vie d'une personne remarquable dans leur salon. Vous êtes plus proche de ce haut-parleur très influent que si vous étiez juste à côté physiquement dans la même pièce. Comment utilisons-nous ces moments pour créer un dialogue authentique entre nos conférenciers et notre public? C'est quelque chose que nous essayons vraiment de faire en sorte de profiter de Bloomberg. "

Dans le cadre de l'événement (presque) EN PERSONNE, nous avons ajouté un champ de questions ouvertes dans notre formulaire d'inscription. Sur la base des questions que nous avons reçues, nous avons contacté un groupe sélectionné de soumissionnaires pour demander des enregistrements vidéo de leurs questions qui ont été intégrés dans les sessions en direct tout au long. Cela a permis une couche supplémentaire de connectivité entre notre public et nos conférenciers.

Alors que les barrières entre les intervenants et les participants sont brisées dans l'environnement numérique, nous constatons également que les rôles et les responsabilités des équipes évoluent en fonction de notre situation.

Nicola Kastner, Responsable mondial de la stratégie marketing événementielle chez SAP, a remarqué avec candeur comment son organisation a fait pivoter des milliers d'événements à travers le monde avec différents degrés de précision. En conséquence, la barrière entre les équipes numériques et les équipes événementielles s'estompe à mesure que l'expertise de chacune devient plus critique.

"Comment pouvons-nous inciter les personnes qui sont des professionnels de l'événement à passer d'une perspective de compétences numériques de manière holistique pour comprendre l'intersection des deux? Si cela devient une véritable tactique numérique – quel est le rôle de l'équipe événementielle par rapport à l'équipe numérique? en avant, ce n'est pas seulement notre équipe que nous devons amener, c'est le reste de nos organisations. "

Statistiques - plats à emporter pour événements virtuels

Avec cette transition rapide vers le virtuel, il existe d'innombrables domaines de découverte et de nouvelles opportunités pour engager, connecter et percer certaines de nos idées initiales de ce que le virtuel pourrait apporter au monde de l'événementiel.

3. La création d'une communauté authentique commence à chaque demande d'aide

Dans notre session, Propulsé par l'orientation client, notre cofondateur et directeur de la clientèle, Alon Alroy, a discuté avec le PDG de Gainsight, Nick Mehta, pour définir comment les spécialistes du marketing événementiel peuvent créer des communautés dans l'espace virtuel.

Gainsight - plats à emporter d'événements virtuels

En 2013, Gainsight a lancé puis produit son événement phare, Gainsight Pulse, créant une communauté grandissante pour les professionnels de la réussite client. Avec pour mission de créer une approche humaine d'abord à l'entreprise, Nick avait un moyen simple et profond de susciter la communauté.

"La communauté commence à chaque demande d'aide. Acceptez-vous cette personne dont le fils cherche un stage? Acceptez-vous cette demande d'un demandeur d'emploi qui vient de perdre son emploi? Voilà ce qu'est la communauté. Cela en démarre une par un et finalement vous pouvez les réunir. "

Chez Bizzabo, nous avons élargi notre (presque) communauté EN PERSONNE en offrant des canaux pour se connecter, poser des questions et établir des relations significatives grâce à notre (Presque) EN PERSONNE Communauté Slack. Les inscrits à l'événement pourraient se joindre avant et pendant l'événement pour s'engager dans différentes discussions spécifiques au canal ou réseauter avec d'autres professionnels de l'événement à travers notre série de match-making. Tout au long des sessions, nous avons inclus une diapositive (illustrée ci-dessous) qui annonçait comment rejoindre la communauté. La réponse a été extrêmement positive.

Communauté Slack - Événements virtuels à emporter

Dans un cadre virtuel, l'élan de la construction communautaire peut également être facilité par une direction plus structurée, notamment des brise-glaces ou la venue d'un invité célèbre. Comme nous l'avons vu, cela peut également se produire en ouvrant une fenêtre sur votre espace virtuel alors que Nick et Alon ont supprimé leurs arrière-plans virtuels pour révéler où ils se trouvaient pendant (presque) EN PERSONNE.

Session en direct - plats à emporter d'événements virtuels

4. Prenez des décisions autour de votre communauté

IMEX - plats à emporter d'événements virtuels

Nous avons eu une autre conversation au coin du feu avec Brandon Rafalson, chef de la rédaction et hôte du podcast IN-PERSON, et Carina Bauer, PDG chez IMEX pour Rester résilient: une boîte à outils pour aujourd'hui.

La discussion approfondie a révélé le processus étape par étape que Carina et l'équipe IMEX ont pris pour annuler leur événement phare début mars et repenser leur stratégie événementielle. En quelques jours, dit Carina, l'équipe IMEX a évalué l'ensemble de l'écosystème de l'événement, des fournisseurs aux exposants, pour décider clairement si IMEX serait en mesure de fournir le retour sur investissement à ses exposants et participants.

Le déroulement d'un plan de communication de crise de cette échelle et de cette sensibilité au temps a été exécuté avec succès pour deux raisons:

«Nous avions un plan de communication de crise complet. Nous avons créé un plan qui signifiait que la même minute que nous avons annoncé à l'industrie dans son ensemble, chacun des membres de notre équipe avait ce même message personnalisé à leurs contacts. Pour nos exposants, ils ont reçu un message de leurs directeurs de comptes détaillant ce que nous ferions pour eux. Pour nous, il s'agit du service client. "

Pour d'autres professionnels de l'événementiel, un plan de communication de crise et un processus de messagerie 1 à 1 sont essentiels en période d'incertitude. De plus, donner la priorité à votre communauté et prioriser les informations et les ressources dont elle a besoin est essentiel au succès d'un pivot d'événement et au bonheur des clients.

Alors que IMEX a commencé à développer un plan pour créer une nouvelle expérience événementielle, un facteur clé dans leur processus de découverte était de s'assurer qu'il y avait un objectif distinct pour tirer parti de l'environnement virtuel.

"Nous n'essayons pas de reproduire un salon professionnel dans le monde en ligne. Ce que nous avons fait, c'est examiner nos priorités stratégiques pour un événement et identifier ce que nous voudrions offrir lors d'un événement en ligne. Nous ne voulions pas d'un événement unique Nous voulions une expérience en ligne continue. "

La création d'une expérience continue dans le monde virtuel a aidé Carina et son équipe à planifier et à concevoir une toute nouvelle expérience événementielle qui incorporerait des moyens d'engager et d'explorer la planète IMEX.

Une question commune que nous avons vue au cours de cette session était le défi que les exposants ont lors des événements en personne lorsqu'ils traduisent leur rôle dans un monde numérique. Nous avons vu de nombreux professionnels de l'événementiel à la recherche de conseils sur la façon de développer un programme de parrainage réussi pour le virtuel. La réalité humiliante, comme l'a expliqué Carina, est que c'est toujours un travail en cours.

"La réponse honnête est que nous ne savons pas à ce stade. C'est la première fois que nous faisons cela dans le monde virtuel. Pour nous, c'est une expérience. Nous voulons profiter de cette occasion pour expérimenter pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, l'adapter et l'améliorer. "

Dans cette discussion, Carina a partagé que nous avons déjà des meilleures pratiques et des outils en place pour aider les professionnels de l'événementiel à pivoter et à surmonter avec succès toute crise. Cependant, être en mesure d'identifier les lacunes et d'explorer les options ouvertement et courageusement aidera à ouvrir la voie à un avenir prospère qui fera avancer votre communauté d'événements.

Notre équipe interne a partagé la capture d'écran ci-dessous de leur diffusion à domicile de la session en direct inspirante:

Vue de diffusion à domicile - plats à emporter d'événements virtuels

5. Revenez aux bases et testez vos formats.

Nous avons exploré de nouveaux terrains avec Money 20/20, HubSpot et Twitter lors de notre puissante session Nouvelle chaîne, même public.

Nouvelle chaîne, même audience - plats à emporter d'événements virtuels

Pour lancer la discussion, Helen Stoddard, Responsable des événements mondiaux sur Twitter a recommandé de revenir simplement aux principes de base pour bien comprendre votre public.

"Nous constatons un manque de clarté dans le public. C'est un travail que nous devons faire dans le meilleur des cas et surtout dans les pires. Si nous ne comprenons pas à qui nous parlons, nous ne savons pas de quoi leur parler, ou comment nous devrions programmer notre activation, et finalement ce que cette activation devrait être."

Pour l'équipe Bizzabo, notre public n'a jamais été aussi clair. Des milliers de professionnels de l'événementiel ont été touchés et des événements à travers le monde ont été reporté, annulé, ou pivoté de divers degrés vers virtuel. Le besoin de contenu pertinent, de leadership éclairé et d'inspiration a été notre cri de ralliement pour développer la programmation et agenda de l'événement pour notre public à ce jour.

En tant que vice-présidente du marketing chez HubSpot et productrice exécutive d'INBOUND, Kim Darling a pu constater de visu la croissance et la communauté soutenue qu'INBOUND attire chaque année. Le contenu inspirant, l'éducation et la connexion sont les principes fondamentaux que son équipe utilise pour offrir un événement en personne sans précédent. Dans le monde virtuel, elle décrit catégoriquement la nécessité pour les professionnels de l'événementiel de faire mieux en posant les bonnes questions.

«Nous nous sommes toujours vus, que ce soit en personne ou virtuels, comme les conservateurs de cette expérience et guidant le navire. Comment pouvons-nous permettre aux gens de s'identifier à notre marque, au contenu que nous publions, à l'expérience que nous avons encore besoin de fournir dans un environnement virtuel qui leur permet d'avoir la conversation et de dicter cette expérience partagée qui se passe en un instant? "

Il y a beaucoup à être enthousiasmé par les paroles de Kim et le nouveau canal d'événement virtuel qui se développe rapidement. Bien qu'il existe franchement de grands écarts entre les expériences en personne et un environnement virtuel, Monique Ruff-Bell, Event Director chez Money 20/20 et VP of Events chez Ascential plc., Propose des conseils faciles à mettre en œuvre pour tous les professionnels de l'événementiel. Conformément à sa philosophie de BAISER (Keep It Simple, Silly!), Il s'agit d'apprendre, de sortir des sentiers battus et d'expérimenter en cours de route.

"Nous essayons différents formats et nous les mettons sur le marché. Nous n'apprenons pas beaucoup de ce à quoi tout le monde pivote rapidement dans ces circonstances, mais nous allons aux industries qui l'ont compris. Nous cherchons au jeu, au divertissement et à la télévision. J'essaie aussi vraiment d'intégrer la production vidéo."

Conférencières - plats à emporter pour événements virtuels

Pour s'attaquer à cette nouvelle chaîne courageuse, nos chefs de file des événements utilisent ce qu'ils savent du monde en personne – en particulier en comprenant et en définissant votre public et en faisant d'eux des co-créateurs de l'expérience de l'événement – et en testant toutes les technologies et stratégies réalisables pour aider à engager, éduquer et inspirer les participants où qu'ils se trouvent.

Pour vous inspirer sur les outils virtuels à explorer, consultez notre 10 outils pour héberger un événement virtuel.

6. Adopter une technologie perturbatrice et découvrir de nouvelles facettes du parcours des participants

Pour notre séance de clôture, Eran Ben-Shushan, PDG et co-fondateur de Bizzabo, et Marco Giberti, Capital-risqueur et fondateur de Vesuvio Ventures, a discuté des opportunités qui se présenteront dans L'avenir du marketing événementiel.

Future marketeur événementiel - plats à emporter pour événements virtuels

Marco possède une vaste expérience dans le monde de l'événementiel, ayant géré plus de 500 événements (de quelques centaines à sept cent mille participants) et traversé de multiples crises au cours de sa carrière.

Malgré les défis actuels, Marco garde une vision résiliente et optimiste.

"J'apprends jour après jour. Il existe des opportunités fantastiques pour assumer des couches de risque supplémentaires. C'est le moment d'expérimenter, de tester, d'apprendre et de recommencer. "

Marco prédit que dix à vingt ans d'innovation se produiront d'ici un à deux ans. Avec cela vient l'attente d'innover rapidement, de comprendre comment activer les objectifs de l'événement avec la technologie et de débloquer de nouvelles informations significatives sur le parcours des participants pour finalement améliorer la connexion en face à face, comme il le souligne ci-dessous:

"La technologie n'est qu'un outil pour améliorer le face-à-face. J'espère que tout le monde peut utiliser la technologie pour améliorer le face-à-face afin de la rendre plus pertinente, d'améliorer les réunions, de créer des conversations plus approfondies et de meilleures opportunités commerciales. C'est ainsi que la technologie peut s'améliorer. la proposition de valeur de notre industrie. "

En témoignage de la discussion, Solution d'expérience virtuelle de Bizzabo nous a permis de recueillir des informations précieuses avant la fin de l'événement. Nous avons pu voir l'engagement et la participation des participants tout au long de l'événement à un niveau de détail granulaire, comme indiqué ci-dessous:

Graphique - plats à emporter d'événements virtuels

Participation à la session - plats à emporter virtuels

Le résultat de l'événement et le travail collectif de l'équipe nous ont permis de vraiment comprendre directement l'impact de rester agile, d'embrasser de nouvelles expériences face à l'inconnu et de tirer parti de la technologie et de l'analyse dans le but de connecter et de fournir une expérience positive à vos participants.

Réflexions finales: un nouveau voyage ensemble

Fin de la conférence - Événements virtuels à retenir

Le résultat de l'événement (presque) EN PERSONNE, de la communauté et du mouvement témoignait fortement du désir de se connecter. Cela a également prouvé ce que nous savons déjà, à savoir que les événements ont le potentiel de devenir plus grands, meilleurs et plus énergisants chaque fois qu'une organisation s'engage à les créer.

Nous espérons que ces informations pourront aider d'autres organisateurs à traverser des temps incertains et nous rappelleront à quel point le désir de se connecter est résilient et puissant malgré ces défis.

Pour un aperçu détaillé des coulisses de la façon dont (Presque) IN-PERSON a été concrétisé, rejoignez la responsable du marketing événementiel Alysha Parker et Brandon Rafalson, chef de la rédaction d'un discussion en direct sur la façon d'accélérer la vision d'un programme événementiel réussi.

Dans les coulisses - plats à emporter d'événements virtuels