Annulation de votre événement: 8 exemples de grandes marques

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Comment communiquer une annulation d'événement liée à COVID-19 à vos participants. Présentant des exemples de Google, SXSW et Amazon.

Début mars, nous avons publié un guide détaillé sur ce que les organisateurs d'événements doivent savoir sur COVID-19. Dans ce guide, nous avons expliqué comment les organisateurs d'événements peuvent et ont adapté leurs stratégies d'événements à COVID-19.

Quelques organisateurs ont dû reporter leurs événements d'autres ont décidé de prendre le leur en ligne avec une solution virtuelle, d'autres ont pourtant dû prendre la décision très difficile d'annuler purement et simplement leurs événements.

Certes, si les organisateurs ne sont pas en mesure de reporter ou de se connecter, la situation actuelle impose aux organisateurs la responsabilité d'annuler leurs événements.

Mais cela ne rend pas la décision plus facile à prendre et ne rend pas la communication plus simple aux participants.

Afin de fournir aux organisateurs d'événements une meilleure compréhension de la façon de communiquer les annulations d'événements avec les participants, nous avons compilé la liste ci-dessous d'exemples de marques comme Google, SXSW et Amazon.

Avec chaque exemple, nous partageons également Date de l'événement d'origine, les Date d'annonce de l'annulation, et le Nombre prévu de participants (tiré des communications de l'événement).

Nous prévoyons de mettre à jour cette liste avec des exemples plus pertinents à mesure que la situation évolue.

8 Exemples de comment annuler une annulation d'événement en raison de COVID-19

1. Mobile World Congress

L'un des premiers grands événements à avoir été organisé, le Mobile World Congress a été à bien des égards le canari de la mine de charbon pour COVID-19 pour l'industrie événementielle.

C'est en février que les rapports sur la propagation mondiale de COVID-19 ont commencé à faire les gros titres. Face aux retraits croissants de sponsors et aux préoccupations des participants, les organisateurs du Mobile World Congress, basé à Barcelone, sont devenus parmi les premiers à prendre la décision difficile d'annuler pour la sécurité des participants.

Date de l'événement d'origine: 24-27 février 2020

Date d'annonce de l'annulation: 17 mars 2020

Nombre prévu de participants: 100 000+

Voir l'annonce complète de l'annulation du Mobile World Congress ici.

Compte tenu de l'environnement sûr et sain de Barcelone et du pays hôte aujourd'hui, la GSMA a annulé le MWC Barcelona 2020 parce que la préoccupation mondiale concernant l'épidémie de coronavirus, les problèmes de voyage et d'autres circonstances, empêchent la GSMA de tenir l'événement.

Les Parties de la ville hôte respectent et comprennent cette décision.

La GSMA et les parties de la ville hôte continueront de travailler à l'unisson et de se soutenir mutuellement pour le MWC Barcelona 2021 et les éditions futures.

Nos sympathies en ce moment vont aux personnes affectées en Chine et partout dans le monde.

D'autres mises à jour de la GSMA sont disponibles sur notre site Web et peuvent être consultées sur www.mwcbarcelona.com.

2. SXSW

L'une des plus grandes annulations annoncées est SXSW. Le festival bien-aimé qui accueille des pistes autour de la technologie, de la musique et de l'éducation a courageusement insisté pour poursuivre l'événement face aux préoccupations de COVID-19 – même après que les orateurs aient commencé à se retirer et qu'une pétition demandant l'annulation de l'événement ait commencé à devenir viral.

Finalement, les organisateurs du festival ont été contraints d'annuler l'événement après que le maire d'Austin a déclaré un ordre de catastrophe qui a effectivement fermé l'événement.

Date de l'événement d'origine: 13-22 mars 2020

Date d'annonce de l'annulation: 6 mars 2020

Nombre prévu de participants: 150 000+

Voir l'annonce d'annulation complète de SXSW ici.

La ville d'Austin a annulé les dates de mars pour SXSW et SXSW EDU. SXSW suivra fidèlement les instructions de la ville.

Nous sommes ravis de partager cette nouvelle avec vous. «Le spectacle doit continuer» est dans notre ADN, et c'est la première fois en 34 ans que l'événement de mars n'aura pas lieu. Nous travaillons actuellement sur les ramifications de cette situation sans précédent.

Pas plus tard que mercredi, Austin Public Health a déclaré qu '«il n'y a aucune preuve que la fermeture de SXSW ou de tout autre rassemblement rendra la communauté plus sûre». Cependant, cette situation a évolué rapidement et nous honorons et respectons la décision de la ville d’Austin. Nous nous engageons à faire notre part pour aider à protéger notre personnel, nos participants et nos collègues Austinites.

Nous explorons les options pour reprogrammer l'événement et travaillons pour fournir une expérience en ligne SXSW virtuelle dès que possible aux participants de 2020, à commencer par SXSW EDU. Pour nos inscrits, clients et participants, nous vous contacterons dès que possible et publierons une FAQ.

Nous comprenons la gravité de la situation pour tous les créatifs qui utilisent SXSW pour accélérer leur carrière; pour les entreprises mondiales; et pour Austin et les centaines de petites entreprises – salles, théâtres, vendeurs, sociétés de production, personnel de l'industrie des services et autres partenaires qui dépendent tellement de l'augmentation des affaires que SXSW attire.

Nous continuerons à travailler dur pour vous offrir les événements uniques que vous aimez. Bien qu'il soit vrai que notre événement de mars 2020 ne se déroulera plus comme nous le souhaitions, nous continuons de nous efforcer d'atteindre notre objectif – aider les personnes créatives à atteindre leurs objectifs.

3. Les femmes dans la cybersécurité

Women in Cybersecurity (WiCyS) est un organisme à but non lucratif dédié à réunir des femmes dans le domaine de la cybersécurité issues du monde universitaire, de la recherche et de l'industrie. Étant à but non lucratif, l'événement s'appuie notamment sur des sponsors pour rendre leur événement possible.

Dans leur message d'annulation, les organisateurs ont souligné le caractère axé sur la mission de leurs événements. Ils ont également fait un excellent travail pour remercier leurs sponsors pour leur soutien.

Date de l'événement d'origine: 12-14 mars 2020

Date d'annonce de l'annulation: 7 mars 2020

Nombre prévu de participants: 1600+

Voir l'annonce d'annulation complète de Women in Cybersecurity ici.

Nos coeurs WiCyS ne pourraient pas être plus pleins en raison de l'effusion de soutien de nos incroyables membres WiCyS et sponsors de la conférence. La décision d'annuler la conférence WiCyS 2020 a été difficile, mais nécessaire car les restrictions de voyage ont rendu l'événement non viable. Nous sommes également réconfortés de savoir que notre communauté WiCyS n'est pas mise en danger avec le nouveau coronavirus, car ce serait un fardeau que nous ne pourrions pas supporter.

Nous voulons remercier tout particulièrement nos sponsors de la conférence. Ce sont ces individus et ces entreprises qui sont allés au-delà. Ils marchent pour soutenir la diversité et l'inclusion. Ils soutiennent WiCyS pour le bien des organisations à but non lucratif et pour changer le sort des employés de cybersécurité. Ils sont ancrés dans l'engagement et la passion de déplacer l'aiguille! Ils sont de vrais LEADERS et doivent être reconnus pour leur dévouement à notre organisation à but non lucratif. Chaque jour, ils enrichissent les femmes non seulement pour COMMENCER, mais aussi pour être PROMU et AVANCÉES dans leur carrière en cybersécurité et nous sommes tous #StrongerTogether grâce à elles.

4. IMEX Frankfurt

IMEX est un salon de référence dans le secteur de l'événementiel. C'est également une entreprise familiale fondée par Ray Bloom et dirigée par sa fille PDG Carina Bauer.

Dans leur vaste annonce d'annulation, Carina et Ray ont souligné leur déception personnelle au nom des nombreux exposants et acheteurs et de la communauté mondiale des événements commerciaux.

Pour pousser plus loin ce message, les organisateurs ont présenté des citations de partenaires et de leaders d'opinion de l'industrie pour illustrer le bilan commun de l'annulation.

Date de l'événement d'origine: 12-14 mai 2020

Date d'annonce de l'annulation: 11 mars 2020

Nombre prévu de participants: 5000+

Voir l'annonce d'annulation complète d'IMEX ici.

C’est avec une profonde tristesse et un grand cœur que nous annonçons l’annulation de l’IMEX de cette année à Francfort (prévue du 12 au 14 mai).

Nous savons que cela va être une énorme déception, non seulement pour les exposants, les acheteurs et les professionnels de l'industrie qui devaient assister au salon, mais aussi pour la communauté mondiale des événements commerciaux.

Ce n'est pas une décision que nous avons prise à la légère et deux préoccupations majeures nous ont amenés à prendre cette décision pour le moment.

Le premier est l'incertitude causée par le fait que le ministre allemand de la Santé a récemment demandé l'interdiction des événements avec plus de 1000 personnes que certains États allemands ont déjà approuvés, y compris l'État de Hesse où se trouve Francfort. Cette annonce rend la probabilité de facteurs hors de notre contrôle nous obligeant à annuler le spectacle à la dernière minute beaucoup plus élevé.

Deuxièmement, notre principale préoccupation est toujours la responsabilité que nous ressentons envers nos exposants et partenaires, qui financent le salon – non seulement en achetant de l'espace sur le stand, mais également dans l'investissement supplémentaire considérable qu'ils font dans tout, de la construction de stands magnifiques à l'hébergement de l'acheteur. événements…

5. Facebook F8

Facebook F8 est un rassemblement annuel de développeurs et d'entrepreneurs qui créent des services et des produits pour et liés à la plate-forme de médias sociaux.

En annulant F8, Facebook a doublé son engagement à servir les communautés locales et à créer des opportunités pour les étudiants. Ils ont également fait allusion à des expériences virtuelles et en personne potentielles qui remplaceraient l'événement de cette année.

Date de l'événement d'origine: 5-6 mai 2020

Date d'annonce de l'annulation: 27 février 2020

Nombre prévu de participants: 5.000

Voir l'annonce d'annulation complète de Facebook F8 ici.

Chaque année, nous sommes impatients de nous connecter avec notre communauté mondiale de développeurs à F8 et de partager notre vision pour l'avenir que nous construisons ensemble. Mais compte tenu des préoccupations croissantes concernant COVID-19, nous avons pris la décision difficile d'annuler le volet en personne du F8 2020.

Ce fut un appel difficile à faire – F8 est un événement incroyablement important pour Facebook et c'est l'une de nos façons préférées de vous célébrer du monde entier – mais nous devons prioriser la santé et la sécurité de nos partenaires développeurs, employés et tous ceux qui aident à mettre F8. Nous avons exploré d'autres façons de garder la partie en personne de F8, mais il est important pour nous d'accueillir un événement inclusif et il ne semblait pas juste d'avoir F8 sans la présence de nos développeurs internationaux.

Nous restons attachés à la ville de San Jose, où nous avons accueilli F8, et à sa communauté. Chaque année, nous faisons don d'une partie des ventes de billets F8 à une organisation qui s'efforce de diversifier l'industrie technologique. Cette année, nous doublons ce montant de dons à 500 000 $ et nous donnerons la priorité aux organisations au service des résidents locaux de San Jose.

Au lieu de l'événement F8 en personne, nous prévoyons d'autres moyens pour notre communauté de se réunir grâce à une combinaison d'événements, de vidéos et de contenu diffusés en direct hébergés localement. Nous partagerons des détails supplémentaires sur nos plans pour F8 dans les prochaines semaines. S'inscrire ici pour recevoir directement les mises à jour par courrier électronique. En attendant, merci pour votre patience et votre compréhension – et nous avons hâte de voir notre communauté mondiale de développeurs au F8 2021!

6. Google I / O 2020

Au départ, les organisateurs de Google I / O avaient l'intention d'héberger une expérience virtuelle au lieu de l'événement en personne.

Une fois que les responsables de la santé de la Californie ont annoncé la mise en place d'un abri sur place, les organisateurs de Google I / O ont pris une mesure louable pour veiller à la sécurité de leurs employés et suspendre tout événement, en ligne ou hors ligne, dans un avenir prévisible.

Les organisateurs ont également fourni une FAQ utile sur le site Web de l'événement concernant leur décision.

Date de l'événement d'origine: 12-14 mai 2020

Date d'annonce de l'annulation: 3 mars 2020

Nombre prévu de participants: 5.000

Consultez l'annonce d'annulation complète des E / S Google ici.

Par souci de la santé et de la sécurité de nos développeurs, employés et communautés locales – et conformément aux récentes ordonnances «abri sur place» des comtés locaux de la région de la baie – nous ne tiendrons malheureusement pas à des E / S à quelque titre que ce soit cette année. .

À l'heure actuelle, la chose la plus importante que nous puissions tous faire est de concentrer notre attention sur l'aide aux personnes face aux nouveaux défis auxquels nous sommes tous confrontés. Sachez que nous restons déterminés à trouver d'autres moyens de partager les mises à jour de la plateforme avec vous via nos blogs de développeurs et nos forums communautaires.

Prenez soin de vous. Nous continuerons de faire tout notre possible pour aider nos communautés à rester en sécurité, informées et connectées.

7. E3 2020

L'E3 est un événement central dans l'industrie du jeu. L'événement devait avoir lieu à Los Angeles en juin, mais les organisateurs de l'événement ont décidé de ne pas le risquer et ont débranché.

Dans leurs communications, les organisateurs ont clairement indiqué leur intention de rembourser intégralement les participants et les sponsors – une étape que de nombreux événements prennent mais n'ont pas partagée comme explicitement dans leurs annonces d'annulation.

Date de l'événement d'origine: 9-11 juin 2020

Date d'annonce de l'annulation: 11 mars 2020

Nombre prévu de participants: 60 000+

Voir l'annonce d'annulation complète de l'E3 ici.

Après avoir soigneusement consulté nos sociétés membres concernant la santé et la sécurité de tous dans notre industrie – nos fans, nos employés, nos exposants et nos partenaires de longue date de l'E3 – nous avons pris la décision difficile d'annuler l'E3 2020, prévue du 9 au 11 juin. à Los Angeles.

À la suite de préoccupations croissantes et écrasantes concernant le virus COVID-19, nous avons estimé que c'était la meilleure façon de procéder dans une situation mondiale sans précédent. Nous sommes très déçus de ne pouvoir organiser cet événement pour nos fans et supporters. Mais nous savons que c'est la bonne décision sur la base des informations dont nous disposons aujourd'hui.

Notre équipe contactera directement les exposants et les participants avec des informations sur les remboursements complets.

Nous explorons également des options avec nos membres pour coordonner une expérience en ligne afin de présenter les annonces et les nouvelles de l'industrie en juin 2020. Les mises à jour seront partagées sur E3Expo.com.

Nous remercions tous ceux qui ont partagé leur point de vue sur la réinvention de l'E3 cette année. Nous sommes impatients de vous présenter l'E3 2021 comme un événement repensé qui rassemble les fans, les médias et l'industrie dans une vitrine qui célèbre l'industrie mondiale du jeu vidéo.

8. Amazon Re: MARS

Dans une déclaration brève mais détaillée sur leur site Web, les organisateurs de Re: MARS ont réussi à envoyer un message d'empathie fort à leurs invités. En plus de partager que tous les clients recevraient un remboursement sur leur billet, les organisateurs ont également indiqué qu'ils rembourseraient tous les hôtels réservés depuis leur chambre d'hôtel.

Ils ont également fourni aux visiteurs du site Web la possibilité de répondre individuellement à des questions par e-mail ou Twitter.

Date de l'événement d'origine: 13-16 juin 2020

Date d'annonce de l'annulation: 14 mars 2020

Nombre prévu de participants:

Voir l'annonce complète de l'annulation du Mobile World Congress ici.

Merci de votre intérêt pour re: MARS 2020. Notre priorité absolue est le bien-être de nos employés, clients, partenaires et participants à l'événement. Nous avons suivi de près la situation avec COVID-19, et après mûre réflexion, nous avons pris la décision d'annuler re: MARS 2020. Tous les clients qui ont acheté des billets recevront un remboursement complet des frais d'inscription. Les chambres d'hôtel réservées sur notre site Web de conférence seront annulées sans frais. Au cours des prochaines semaines, nous explorerons d'autres façons d'engager la communauté.

Pour rester au courant des dernières nouveautés, inscrivez-vous aux mises à jour de re: MARS et suivez-nous sur Twitter à @AmazonreMARS. Si vous avez des questions, veuillez nous contacter à remars-support@amazon.com.

Conclusion: annulation de votre événement

Étant donné l'état actuel de COVID-19, l'annulation d'événements est un impératif moral mais aussi logique. La plupart, sinon la totalité, des participants aux événements prévoient de ne pas assister aux événements et la plupart des municipalités interdisent formellement les grands rassemblements.

Ce qui sera plus délicat, c'est notre retour progressif au statu quo, lorsque le public sera à nouveau à l'aise de se réunir en personne.

Jusqu'à ce que nous arrivions à ce point, reporter, virtualiser ou annuler vos événements est votre meilleur pari. Voici un récapitulatif de certaines des meilleures pratiques des exemples ci-dessus.

Meilleures pratiques pour annuler votre événement:

  • Soyez proactif dans votre communication avec les parties prenantes concernées, qu'il s'agisse de participants ou de sponsors. Même si vous n'êtes pas sûr si votre événement sera annulé, reporté ou déplacé en ligne.
  • Lorsque vous décidez d'annuler, démontrez que vous avez suivi la situation de près et décrivez la décision comme étant dans le meilleur intérêt de vos participants, conférenciers et partenaires.
  • Avoir une politique claire (et généreuse) de remboursement / transfert d'inscription en place pour les participants et autres parties prenantes.
  • Dirigez les lecteurs vers une page Web ou une adresse e-mail où ils peuvent trouver plus d'informations sur les événements virtuels et en personne à venir.
  • Bouclez rapidement votre équipe juridique afin qu'elle soit au courant de toute décision contractuelle.
  • Idéalement, vous voudrez annuler 30 jours ou plus, car les contrats avec vos fournisseurs sont susceptibles d'être plus flexibles pendant cette fenêtre.
  • Vérifiez auprès de votre site et de vos fournisseurs pour voir si vous êtes contractuellement couvert. Sinon, voyez si vous pouvez trouver quelque chose. Il y a de fortes chances que les fournisseurs comprennent le moment mondial et préfèrent maintenir la relation qu'ils entretiennent avec vous.
  • Communiquez avec les participants au moins une semaine avant le jour de l'événement pour éviter aux voyageurs de l'extérieur de faire le voyage.

Remarque: Si vous êtes un client Bizzabo dont le plan d'événement a été affecté par COVID-19, contactez votre responsable de la réussite client pour savoir comment nous pouvons vous aider.