Comment faire en sorte que votre événement virtuel se démarque de la foule

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Vous cherchez à déplacer vos événements en personne vers un format virtuel? Découvrez comment faire en sorte que votre événement virtuel se démarque de la foule grâce à ces informations d'un vétéran du marketing événementiel.

Note de l'éditeur: Il s'agit d'un article invité et ne reflète pas nécessairement les vues de Bizzabo.

Il y a environ deux mois, le monde des événements en personne était sursaturé avec des offres d'événements. Partout dans le monde, les organisateurs d'événements faisaient de leur mieux pour trouver des concepts uniques, rechercher des lieux non conventionnels et recruter des conférenciers célèbres, le tout dans le but de faire en sorte que leurs événements en personne se démarquent du lot.

Bien sûr, le monde des événements a considérablement changé. À la suite de la nouvelle pandémie de coronavirus, le seul lieu auquel les organisateurs d'événements ont actuellement accès est l'écran. Événements virtuels sont devenus la norme et les possibilités d'innovation commencent à peine à être explorées.

Avec des centaines d'événements commerciaux en ligne, dont beaucoup offrent un excellent contenu à faible coût ou sans frais, la question est maintenant de savoir comment séparer votre événement en ligne du bruit? Comment faites-vous appel à votre public cible dans un environnement virtuel? Comment créez-vous des expériences mémorables et passionnantes pour vos participants virtuels? Et comment vous démarquez-vous de la foule quand tous les jours le terrain de jeu est de plus en plus encombré?

Au cours des 5 dernières années, j'ai créé plus de 100+ événements en personne dans le monde entier. Des petites rencontres, aux conférences et aux salons professionnels, j'ai tout vu. Mais je dois admettre que je n'avais jamais organisé un événement entièrement virtuel.

Compte tenu des circonstances, j'ai dû embrasser la nouvelle réalité rapidement et consacré un certain temps au cours des dernières semaines à une recherche approfondie de l'espace événementiel en ligne. Après avoir assisté à plus de 15 événements virtuels, j'ai dressé une liste des principaux enseignements et aspects sur lesquels se concentrer lors de la création d'un grand événement virtuel.

Dans ce guide pratique, vous apprendrez:

Événements virtuels et webinaires

Cela a été dit à plusieurs reprises, mais cela vaut la peine d'être répété: une série de webinaires (préenregistrés ou en direct) diffusés sur une plate-forme de streaming ne peut pas être considéré comme un événement virtuel.

Bien qu'il puisse toujours être conforme à la définition de base d'un événement virtuel («un rassemblement en ligne de personnes physiquement situées dans des espaces différents»), ce type d'expérience n'est pas nouveau, excitant ou engageant.

Comme Dave Gerhardt, CMO chez Privy et ancien vice-président du marketing chez Drift, l'a mentionné dans l'un de ses récents articles sur LinkedIn, il est temps d'innover et de créer le NOUVEAU playbook. C'est la seule occasion de gagner dans les circonstances actuelles.

Comment faire en sorte que votre événement virtuel se démarque de la foule - Dave GerhardtLa source: LinkedIn

Quels sont donc les principaux différenciateurs d'un événement virtuel? Les critères d'événement tels que les formats d'événements virtuels à sessions multiples ou à jours multiples ainsi que l'activation de l'interaction d'égal à égal sont souvent désignés comme des différenciateurs clés. Cependant, parmi les différenciateurs connus entre les événements virtuels et les webinaires, les deux suivants se distinguent vraiment pour capturer les essences d'un véritable événement virtuel:

  1. Un événement virtuel ne se termine jamais: Contrairement à un webinaire, un événement virtuel devrait inclure un plan de communication complet avant et après l'événement qui comprend le renforcement de la communauté. Le public manque actuellement de connexion peer-to-peer et la technologie la plus innovante ne peut pas remplacer cela. Cependant, en créant une plus grande communauté qui peut s'étendre au-delà de la durée de l'événement, les organisateurs de l'événement peuvent créer une version étendue du réseautage.
  1. Échange de valeur: Presque tous les webinaires sont enregistrés et peuvent être visionnés à la demande. En ajoutant du réseautage, une expérience de réunion organisée et des sessions AMA à l'ordre du jour, vous pouvez créer une valeur supplémentaire en échange du temps que les gens consacrent à assister à votre événement au jour et à l'heure précis.

Avec les différenciateurs d'événements virtuels ci-dessus à l'esprit, voyons comment innover davantage dans le milieu virtuel.

Comment faire correspondre les objectifs avec votre format d'événement virtuel

Chaque événement, qu'il soit organisé en personne ou en direct, a (ou au moins devrait avoir) des buts et des objectifs uniques.

Il y a des tonnes de raisons différentes pour organiser un événement: de la génération de leads, à la vente incitative de clients, à l'augmentation de la visibilité de votre marque.

Définir et comprendre clairement les objectifs de votre événement virtuel vous permettra de choisir le format le plus approprié. Même si vous êtes limité à l'écran et à la webcam en tant que lieu, vous pouvez toujours créer de manière créative le bon format pour atteindre les objectifs de l'événement que vous avez en tête.

Par exemple, si votre objectif est de collecter 5 000 prospects et d'obtenir 2 500 spectateurs simultanés, vous rechercherez des formats facilement accessibles et conçus pour offrir des expériences tout aussi précieuses à un grand nombre de personnes. Très probablement, vous irez avec le format de la keynote et saupoudrez dans certains matchs de participants. Cependant, diviser tout le public en salles de 10 personnes deviendra certainement complexe et compliqué avec le volume de participants que vous cherchez à impliquer.

De même, un événement exclusif organisé pour augmenter la fidélisation de la clientèle ne devrait pas se transformer en plusieurs discours suivis d'un Q&R. Un plus petit nombre de participants combiné avec un taux d'engagement plus élevé vous donne une opportunité unique d'exécuter des sessions non conventionnelles et interactives, créant ainsi une expérience plus gratifiante pour les clients que vous cherchez à impliquer.

Après avoir assisté à 15 événements virtuels différents au cours des 2 derniers mois, je recommanderais fortement de considérer les formats suivants dans votre prochain événement:

  1. Séances de tableau blanc. Que vous utilisiez une solution tout-en-un comme Solution d'expérience virtuelle de Bizzaboou fournir aux participants le lien vers un outil de tableau blanc externe tel que Miro ou Mural, ou utilisez un outil de réunion avec une fonction de tableau blanc, comme Zoom – ce format donne aux participants la possibilité de fournir leur contribution à la session et rend impossible d'être un auditeur passif.
  2. Tables rondes. La table ronde est un excellent format pour permettre aux experts de discuter d'un sujet ou d'un problème et offre un nombre limité de participants pour se joindre à la conversation ou poser des questions. Bien que la discussion puisse être limitée à un petit groupe de participants, un nombre illimité de personnes peuvent la regarder en même temps. Pour offrir à plus de participants la possibilité de participer, vous pouvez définir une minuterie et changer les participants actifs.
  3. Breakouts et World Cafés. Il s'agit d'une discussion de groupe plus intime autour d'un sujet particulier. Alors que les petits groupes peuvent avoir plus de 70 participants et un orateur dirigeant la session, un café du monde est généralement limité à 10 participants et peut ne pas être un expert parmi eux, mais plutôt un modérateur qui prend des notes sur les idées clés.

Comme vous pouvez le voir, bien que l'écran puisse sembler limité au premier abord, il existe de nombreux formats disponibles, chacun pouvant être adapté aux objectifs de votre événement.La seule chose qui limite votre créativité est la technologie que vous utiliserez pour donner vie à votre expérience virtuelle. .

Comment trouver la bonne technologie pour votre événement virtuel

Si un seul outil pouvait répondre à tous les besoins des organisateurs d'événements, il n'y en aurait pas beaucoup sur le marché. Chaque plate-forme a ses avantages et ses inconvénients: utilisez-les judicieusement.

Pour commencer, vous voudrez avoir une plate-forme de streaming comme base, puis ajouter des outils supplémentaires pour faire fonctionner votre format spécifique. Lors de la sélection d'une plate-forme, vous devez tenir compte de sa facilité d'utilisation, pour vous et vos participants, en plus de ses fonctionnalités.

Si vous souhaitez que l'événement rassemble autant de participants que possible, il peut être judicieux de choisir une plateforme pratique et accessible. Par exemple, le Traffic & Conversion Summit a diffusé son Regarder la fête sur Facebook Live. Au total, l'événement a accueilli un nombre impressionnant de 49 803 participants en 3 jours!

Comment faire ressortir votre événement virtuel - Sommet sur le trafic et la conversionLa source: Facebook

D'autre part, pour l'événement virtuel inaugural de Gong #celebrate Online, leur équipe a incorporé plus d'éléments d'une expérience en personne qui a permis aux participants de réseauter, d'écouter les sessions, de participer à des ateliers et même de se connecter avec les fournisseurs. Ils avaient besoin d'une solution robuste pour répondre à leurs besoins et sont allés avec une plate-forme de gestion d'événements virtuelle et Sli.do pour les questions et réponses.

7 conseils pour offrir une expérience de contenu virtuel exceptionnelle

Quel que soit le format que vous choisissez et la technologie que vous utilisez, tout sera vain sauf si le contenu est incroyable.

Le format en ligne est encore plus exigeant en termes de contenu et de présentation que la phase hors ligne. Votre public n'est pas dans une salle pleine de gens pour appliquer le comportement normatif des participants – ils sont probablement assis seuls, portant des écouteurs et regardant l'écran. Bien que cela représente une excellente occasion de capter l'attention des participants, cela signifie également qu'ils peuvent facilement quitter votre événement à tout moment pour consulter leurs boîtes de réception. Cela signifie qu'un petit problème technique avec des diapositives ou une voix monotone facilitera la syntonisation de vos participants.

En tant qu'organisateur d'événements, vous dépendez de vos conférenciers pour fournir un contenu de premier ordre. Pourtant, il y a certains éléments dans votre contrôle. Voici sept étapes que vous pouvez suivre pour améliorer l'expérience de contenu pour vos participants:

  1. Soyez bref. Limitez le temps de chaque présentation à moins de 20 minutes. Si vous devez programmer une session plus longue, prévoyez un changement d'enceinte ou une activité engageante toutes les 15 minutes de la session. Il est extrêmement difficile de rester concentré pour votre participant pendant une période plus longue lorsqu'il y a autant de distractions que les e-mails, les pantalons et les smartphones.
  2. Améliorez l'apparence (et le son) de vos enceintes. Pensez à fournir à vos enceintes des kits de production pour assurer une diffusion de haute qualité: webcam, microphone, jeu d'anneaux LED et peut-être même un fond de marque.
  3. Obtenez visuel. Demandez à vos conférenciers d'activer leur vidéo et de préparer les diapositives. Le fait d'avoir cette combinaison de contenu visuel aidera les participants à rester concentrés et à mieux absorber les informations.
  4. Changez-le. Utilisez un mélange de différents formats: vidéos préenregistrées, diffusions en direct et même des conversations au coin du feu de style émission de télévision. Cela aidera à garder les participants intéressés et engagés. Regardez Domopalooza pour un exemple de haute qualité de production et de diversité de contenu.
  5. Réduisez la friction. Envisagez une transition fluide et facile entre les sessions. Le flux d'événements est interrompu une fois que les participants doivent retourner à l'ordre du jour et cliquer sur un nouveau lien pour la prochaine session. Il est beaucoup plus facile et moins gênant de simplement passer à la présentation suivante en cliquant sur le bouton de la page en cours ou – mieux encore – ne nécessitant aucune action.
  6. Rendez-le personnel. Utilisez la puissance de la technologie pour organiser des expériences de contenu uniques pour différents types de participants. De nombreuses plates-formes d'événements vous permettent de créer des agendas en fonction du titre du participant ou du type de billet. Profitez de cette fonctionnalité pour attirer les bonnes personnes dans les bonnes sessions ou les salles de réunion virtuelles. Vous pouvez également faciliter des expériences de réseautage significatives.
  7. Réutiliser avec un but.Pensez au contenu une fois l'événement terminé. Proposez plusieurs formats auxquels vos participants ou téléspectateurs à la demande peuvent accéder. Vidéos, podcasts, articles, infographies ou illustrations en direct ne sont que quelques-unes des possibilités. Avoir plus d'un seul format augmentera certainement votre couverture post-événement et maximisera le nombre de vues.

7 conseils pour ajouter des feux d'artifice à votre événement virtuel

Une fois que les bases de votre événement virtuel ont été jetées, vos objectifs ont été définis, votre format et votre technologie ont été sélectionnés, et vos conférenciers ont annoncé, il est temps pour la partie la plus excitante d'être un planificateur d'événements – ajouter les feux d'artifice! Ce sont les petits détails qui rendent l'expérience mémorable.

Alors que les événements virtuels ne peuvent pas reproduire l'atmosphère de la salle de conférence. Mais il y a toujours des moyens de faire vibrer l'événement dans l'environnement de la FMH.

  1. Montez la musique. Laissez le DJ jouer avant le début de la première session ou pendant les pauses comme Drift l'a fait auSommet virtuel RevGrowth. Ou au moins ajoutez de la musique énergisante en arrière-plan une fois que les gens entrent sur le site Web.
    Comment faire en sorte que votre événement virtuel se démarque de la foule - RevGrowthLa source:
    Twitter
  2. Faites en sorte que le compte à rebours compte. Réglez un grand compte à rebours pour compter les moments jusqu'au début de l'événement. Bonus: définissez une animation amusante lorsque le compte à rebours atteint 0.
  3. Répliquez l'excitation d'ouverture de l'événement. Augmentez l'énergie en ajoutant le son enregistré des applaudissements de votre précédent événement hors ligne lorsque les sessions débutent ou qu'un MC dédié arrive sur une scène improvisée. Regardez un morceau de T&C Watch Party de 2h52 à 3h15 pour vous faire une idée et ressentir l'esprit.
  4. Déployez le tapis de bienvenue. Saluez les gens une fois qu'ils se sont joints. Selon la taille de l'événement, vous pouvez saluer chaque personne ou simplement vous connecter de temps en temps pour accueillir tous ceux qui se sont joints. Par exemple, le redémarrage d'Eventgeek a accueilli les participants sur un canal détendu de l'événement. Chaque personne s'est présentée lors de son adhésion et a été accueillie personnellement par quelques membres du personnel et collègues participants! C'était vraiment personnel.
  5. Engager. Utilisez des outils interactifs pour impliquer le public entre les sessions ou pendant les sessions et encouragez vos conférenciers à le faire en leur fournissant les outils. À partir des solutions les plus simples, comme les sondages intégrés Zoom, des outils externes tels queSli.Do, Kahoot, Mentimètreou même votre propre application mobile d'événement!
  6. Redonner. Maîtrisez l'art des cadeaux à distance et améliorez votre jeu de butin. Des cartes-cadeaux Starbucks aux coupons Amazon en passant par les dons à des œuvres caritatives ou les abonnements Spotify, il existe plusieurs façons de reproduire l'élément swag en ligne. Des entreprises telles que Alyce, Sendoso, PFl seront ravies de vous aider!
  7. Surprise et délice. Intégrez des détails qui feront rire et sourire les gens. Il peut s'agir d'un concours sur les réseaux sociaux ou d'une chasse au trésor sur le site Web de l'événement. Ou une vidéo surprise de votre PDG pour ouvrir l'événement. La ludification ne doit pas disparaître une fois l'événement mis en ligne.

Comment se démarquer de la foule (virtuelle): principaux points à retenir

Créer des événements virtuels demande beaucoup de travail. Les faire se démarquer de la foule demande encore plus d'efforts et de créativité. En ce moment, tout le monde essaie de déchiffrer le code de l'expérience virtuelle unique et de réinventer le playbook.

Pour récapituler, voici ce que vous pouvez faire:

  • Différenciez clairement votre événement virtuel d'un webinaire en créant de nouvelles formes d'engagement du public, en offrant une valeur unique à ceux qui assistent à l'événement en direct et en créant une communauté autour de l'événement.
  • Définissez vos objectifs d'événement et sélectionnez le bon format d'événement virtuel pour atteindre ces objectifs.
  • Sélectionnez la bonne technologie pour le format de votre événement virtuel de votre choix.
  • Organisez une expérience de contenu personnalisé pour les participants en fonction de leurs intérêts et de leur profil.
  • Préparez vos conférenciers à réussir en leur fournissant les informations et les ressources dont ils ont besoin pour offrir une présentation virtuelle solide.
  • Ajoutez de petits détails pour susciter l'enthousiasme du public. Faites-les sourire. Faites-les rire. Faites-leur sentir qu'ils sont vraiment dans le même bateau.

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