Comment naviguer dans une crise: 6 points à retenir des leaders d'événements

0
248

Perspectives des responsables d'événements de Demandbase, Lattice et Outreach pour guider vos participants et votre équipe à travers une crise.

La semaine dernière, nous avons discuté avec des chefs de file des événements de Demandbase, Lattice et Outreach pour discuter de l'une des plus grandes crises auxquelles est confrontée l'industrie des événements à ce jour.

Nos panélistes incluaient l'alun du podcast en personne Nani Shaffer et Erin Flannery en plus de BizzaFriend Melissa Westendorf de longue date.

La conversation a couvert des sujets importants, notamment report des événements ou carrément annulation d'événements pendant le Pandémie de covid-19, l'importance de faire passer vos participants et vos clients en premier, et l'avenir des événements.

Voici nos 6 meilleurs plats à emporter pour vous aider à diriger avec succès lors d'une crise événementielle.

Remarque: Vous pouvez regarder le webinaire sur les clients complets en premier ici.

1. Prioriser la santé

Il peut être difficile de prendre une décision d'annuler ou de reporter un événement, en particulier si vous considérez le temps, le travail, les ressources et les investissements consacrés à la concrétisation d'une vision d'événement. Cependant, étant donné les circonstances actuelles autour de la pandémie de COVID-19, les organisateurs d'événements travaillent partout pour faire le bon appel. Lors de l'évaluation des décisions à prendre, nos panélistes se tournent vers deux facteurs importants: la sécurité des participants et les objectifs de l'événement.

"La chose la plus importante est de prendre soin de nos équipes internes, de s'assurer qu'elles se sentent en sécurité, mais aussi de libérer tous les participants qui sont également d'une zone à haut risque de tout engagement envers notre événement. Et nous communiquons avec eux tout de suite en disant: «Nous allons pivoter, nous allons faire quelque chose de virtuel, nous allons toujours vous apporter tout le contenu que vous cherchiez.» »

Melissa Westendorf, directrice des événements à Outreach

«Pendant que nous prenions des décisions sur ce vers quoi pivoter, quelque chose qui était extrêmement utile pour nous était de nous rappeler pourquoi nous accueillions cet événement particulier pour commencer. Quel était le point? Que voulions-nous que nos participants en retirent? Et cela était dû en grande partie à leur capacité à créer une communauté, à créer leurs propres marques et à réfléchir à leur carrière et à de nouvelles façons de s'inspirer. Une fois que nous avons pris la décision d'annuler notre événement, les choses sont devenues beaucoup plus faciles. »

-Nani Shaffer, directrice principale des opérations de génération de la demande et de marketing chez Demandbase

2. Établir un processus pour prendre des décisions

Lorsqu'elle évalue si un événement doit être annulé ou reporté, l'équipe de Lattice utilise une matrice de décision pour évaluer les objectifs, les ressources et les délais de l'événement afin de déterminer s'il est possible de vivre avec un événement en personne.

«Ce que nous avons fait est une matrice de décision, basée sur les délais de notre équipe de production, les paiements des sites et ensuite combien de temps il faudrait pour promouvoir les événements. Nous devons comprendre combien de temps nous pouvons mener à l'événement, le promouvoir et atteindre nos objectifs. Nous avons fixé une date dans le sable, et nous allons simplement dire que si nous ne pouvons pas atteindre cette date et prendre une décision, nous reporterons probablement notre événement jusqu'en 2021. »

-Erin Flannery, responsable des événements chez Lattice

3. Communiquez rapidement avec vos équipes

Une fois votre décision prise, assurez-vous de communiquer efficacement avec les parties prenantes internes. Cela peut signifier démarrer immédiatement des discussions plus importantes via des canaux tels que Slack et prendre plus de temps pour travailler avec d'autres services tels que les ventes, le juridique et les finances.

«Il y a eu beaucoup de discussions internes qui se sont déroulées en rafale, notamment notre équipe juridique, notre équipe financière et notre société de production. Et pendant une courte période, il s'agissait de comprendre les conséquences du report, de l'annulation, du maintien en l'état, du passage au numérique, jusqu'à ce que nous puissions trier ces pièces du puzzle en interne pendant quelques jours. »

-Nani Shaffer, Directeur principal de la génération de la demande et des opérations marketing chez Base de demande

«Nous avons immédiatement créé un canal Slack pour tous ceux qui étaient impliqués dans les événements du premier trimestre, de nos clients de succès qui étaient censés y assister, des vendeurs qui étaient censés travailler sur des stands, de l'équipe de la demande, et nous avons simplement exposé tout ce que nous savions, et nous avons dit "Si ce n'est pas ici, je ne connais pas la réponse, nous reviendrons demain." Ensuite, nous voulions vérifier avec notre équipe exécutive et dire: «C'est ce qui se passe. Et bien sûr, nos gens des événements, puisque nous avions plus de voyages que la plupart de l'entreprise, avaient besoin de ce niveau de clarté supplémentaire. »

-Erin Flannery, responsable des événements chez Lattice

4. Soyez proactif et transparent avec les communications externes

N'oubliez pas que vos participants, sponsors et conférenciers attendent avec impatience des mises à jour sur les événements. Soyez sensible et assurez-vous de communiquer rapidement et honnêtement pour renforcer la confiance et la transparence.

«Je pense qu'une communication ouverte avec vos sponsors est vraiment, vraiment précieuse. Nous avons tous besoin les uns des autres pour que cette chose se produise quand tout reviendra à la vie dans quelques mois. »

-Melissa Westendorf, directrice des événements à Outreach

"Le pivot vers les communications externes a été rapide et c'était intentionnel, et nous étions d'accord pour sortir avec des questions sans réponse, parce que tout le monde avait tellement de questions sans réponse. Il était plus important pour nous de ne pas apparaître comme si nous cachions quoi que ce soit ou si nous retenions quoi que ce soit, ou ne prenions pas potentiellement au sérieux les risques pour la santé liés à cela. »

-Nani Shaffer, Directeur principal de la génération de la demande et des opérations marketing chez Base de demande

5. Considérez la crise comme une opportunité d'expérimentation

Bien que les circonstances actuelles séparent les gens en toute sécurité, il est toujours nécessaire de s'engager pour réseauter, se connecter et s'inspirer. Les panélistes expriment la positivité écrasante de rechercher des solutions virtuelles dans un avenir immédiat et le potentiel d'événements hybrides – reliant à la fois des expériences en personne et virtuelles – pour attirer de nouveaux publics et engager les participants de manière créative à l'avenir.

«Je suis franchement un peu trop enthousiaste et enthousiasmé par le potentiel de transformer cela en quelque chose de différent et de cool, et une opportunité pour nous de montrer ce que nous aurions pu faire en personne d'une manière totalement différente. Je ne pense pas que nous nous éloignerions des événements en personne, je pense que ce sera un élément incroyablement important, mais certainement, pour cette année, il y a de la flexibilité pour trouver d'autres options. »

-Nani Shaffer, Directeur principal de la génération de la demande et des opérations marketing chez Base de demande

«C'est vraiment excitant d'entendre ce dont tout le monde parle – les événements virtuels pourraient être un tout nouvel espace pour un type de personne complètement différent qui pourrait ne pas se sentir à l'aise de monter et d'entamer une conversation dans un groupe d'étrangers. Il y a tout un groupe de personnes qui pourraient être en mesure de participer d'une manière plus importante qu'auparavant. Je suis ravi de continuer à explorer cela. Nous continuerons de travailler avec nos pairs, nos collègues et les employés d'autres entreprises, en particulier dans d'autres secteurs. Je pense que c'est la chose la plus importante que les planificateurs d'événements de toutes sortes d'industries se parlent en ce moment: "D'accord, je travaille dans la technologie, vous travaillez dans les produits pharmaceutiques, vous travaillez dans la construction, vous travaillez dans le camionnage, nous avons tous besoin faire quelque chose."

-Melissa Westendorf, directrice des événements à Outreach

«C'est une bonne occasion d'impliquer encore plus de personnes, plus de participants. En pensant à nos programmes d'événements, les différents événements ciblent différentes parties de notre entonnoir marketing, ce qui signifie que nous pouvons toujours faire des événements qui sont des événements virtuels, qui ciblent ces parties de l'entonnoir, mais ils peuvent être un peu différents. Nous pouvons héberger beaucoup plus de personnes et demander à un membre de notre équipe de vente de discuter. Il y a juste différentes avenues. Donc, admettre que ce n'est pas la même chose, mais vous pouvez toujours cibler les mêmes personnes, et il vous suffit d'être un peu plus créatif. Et je pense, au point de Melissa, nous allons tous sortir de meilleurs spécialistes du marketing événementiel à la fin de cela. "

-Erin Flannery, responsable des événements chez Lattice

Intéressé à explorer une plateforme événementielle virtuelle ou hybride? Découvrez Bizzabo's Solution d'expérience virtuelle pour savoir comment vous pouvez atteindre le plein potentiel de l'engagement du public avec des expériences qui peuvent atteindre les participants où qu'ils se trouvent.

6. Le pouvoir de la connexion nous unit pendant une crise

Les organisateurs d'événements sont résistants et il est clair pour nos panélistes que la créativité et l'énergie dépassent les revers actuels. Alors que nous nous tournons vers l'avenir, encouragez vos équipes à adopter de nouvelles idées et à lancer de nouvelles innovations pour faire avancer l'industrie.

"Je crois de tout cœur que lorsque tout sera fait, les gens seront tellement excités de se retrouver à nouveau en groupe et de réseauter en personne."

-Melissa Westendorf, directrice des événements à Outreach

"Si vous n'avez pas la possibilité de modifier le format d'une grande réunion comme celle-ci, ou d'un webinaire, ou de tout le monde avec des caméras allumées, appuyez-vous sur votre équipe de contenu et approfondissez le contenu qui pourrait être vraiment amusant et engageant, et peut-être un peu en dehors de la norme. Soyez plus créatif avec votre contenu, surtout en considérant maintenant que nous avons plus de flexibilité en termes d'essais. "

-Erin Flannery, responsable des événements chez Lattice

«J'ai été étonné au cours des dernières semaines de l'appétit pour la connexion qui est toujours là, et du fait que les gens sont très désireux et ouverts à de nouvelles idées créatives. Certaines des meilleures idées que nous avons eues depuis des années de notre équipe en interne ou provenant directement des discussions des clients sur la façon dont ils veulent se réunir – il y a eu une flexibilité remarquable dans la façon dont nous abordons cette capacité de se connecter les uns avec les autres.

-Nani Shaffer, directrice principale des opérations de génération de la demande et de marketing chez Demandbase

En repensant à la conversation, il est clair que les organisateurs d'événements sont profondément engagés et très motivés pour faire ce qui est le mieux pour leurs participants, sponsors et équipes, ainsi que pour créer de nouvelles façons d'engager et d'élargir leur public d'événements.

Quelle que soit la circonstance, il est clair que le pouvoir de connexion est essentiel en temps de crise.

Nous avons hâte de voir ce qui attend nos panélistes et organisateurs d'événements partout dans le monde alors qu'ils continuent de construire l'avenir des événements. Surveillez notre prochaine discussion pour obtenir des idées plus stimulantes des leaders d'événements les plus innovants.

Vous voulez savoir comment vous pouvez construire une approche client d'abord des événements? Découvrez l'enregistrement à la demande de Les clients avant tout pour une plongée en profondeur sur tous les points clés partagés ici.

Regardez le webinaire à la demande du client d'abord!