Comment nous avons lancé notre tout premier sommet virtuel avec Bizzabo

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(Presque) IN-PERSON a été lancé le 5 mai. Nous avons dépassé notre objectif d'inscription de 500%, atteint notre objectif moyen de satisfaction des participants, produit une expérience au niveau de la diffusion et beaucoup appris au cours du processus.

Qu'est-ce que (presque) EN PERSONNE?

(Presque) IN-PERSON a été créé à partir de notre succès Podcast en personne, qui présente des leaders d'événements de marques incroyables. Cela a conduit à notre Collectif EN PERSONNE événement phare qui a eu lieu en décembre dernier à New York.

Nous savions que les points forts de chaque événement et professionnel du marketing étaient nécessaires à la lumière de COVID-19 et avons fait pivoter notre marque IN-PERSON pour notre premier événement virtuel, (Presque) EN PERSONNE.

Cet événement a atteint un peu plus de 6 000 inscriptions, dont plus de 3 000 participants ont rejoint en direct de 70 pays. Notre programme comprenait 4 heures de discussion inspirante avec des conférenciers incroyables de Gainsight, HubSpot, Money 20/20 Twitter, IMEX, Yext, SAP et Bloomberg Live. L'énergie de cet événement a traversé le monde et peut être ressentie directement sur l'écran de votre ordinateur.

Je ne suis pas étranger aux événements. J'ai géré une gamme de formats d'événements, y compris des conférences, des sommets, des salons commerciaux, des événements sur le terrain et plus encore. Mais cette fois-ci, l'approche du processus de planification et de préparation de cette nouvelle norme virtuelle m'était très étrangère. Pendant si longtemps, les événements en personne étaient ma spécialité et j'avais besoin de basculer personnellement vers la nouvelle norme – rapidement.

Pour gérer ce pivot, je me suis concentré sur cinq domaines clés. Ci-dessous, je plonge profondément dans chaque domaine clé dont j'avais besoin pour faire pivoter avec succès une marque en personne vers une expérience virtuelle.

Mais avant de nous lancer, juste une petite note. Si vous souhaitez en savoir plus sur le processus de production, vous pouvez consulter le Webinaire sur les coulisses.

Prioriser la préparation et la planification des événements

Semblable à un événement en personne, j'ai commencé le processus de pivotement vers un événement virtuel en concevant un programme et une programmation d'événement clairs. Je savais que garder les sessions et les conférenciers aussi pertinents que possible était un must pour fournir un contenu réfléchi à notre public. Pour ce faire, j'ai travaillé avec notre équipe pour élaborer un programme qui reflète les sujets les plus urgents que les organisateurs d'événements ont en tête.

Le prochain défi concernait le timing. J'ai dû tenir compte de l'heure de l'événement virtuel et du moment où des sessions en direct pouvaient avoir lieu avec le plus grand nombre de participants. Après avoir évalué d'où venaient nos participants et la disponibilité des conférenciers, nous avons décidé qu'une heure de début à 13 h HE avec une demi-journée de contenu serait la meilleure.

Quand il s'agissait de recruter des conférenciers, je voulais leur donner la meilleure expérience possible. Nous avons adopté une approche très intentionnelle pour offrir une expérience de conférencier exceptionnelle. Dans le cadre de notre action de sensibilisation, nous avons recommandé des sessions spécifiques auxquelles les orateurs potentiels seraient parfaitement adaptés en fonction de leurs intérêts, de leur expertise et de leurs commentaires.

Une fois que les conférenciers ont confirmé leur disponibilité, je les ai «intégrés» à l'événement. Ce processus d'intégration des conférenciers comprenait une réunion de lancement et un deck avec des délais clairs, des attentes détaillées et une plongée profonde sur le sujet de la session.

Un exemple du jeu est illustré ci-dessous. Je voulais que les intervenants sachent que Bizzabo allait les accompagner tout au long du cycle de l'événement:

Webinaire Dans les coulisses - Préparation des conférenciers

De plus, une grande partie du processus de planification a été la création du calendrier de production. C'est devenu mon guide de référence pour l'événement, qui est très similaire à une série de spectacles généralement pour des événements en personne.

Voici un exemple du calendrier de production que nous avons utilisé chez (Presque) EN PERSONNE:

Webinaire dans les coulisses - Run of Show

Le calendrier de production est l'endroit où j'ai répertorié tout le contenu de l'événement, y compris: les temps d'exécution de chaque session, les lectures vidéo, les formats des haut-parleurs, les lancements de sondages, les détails audio, les questions et réponses et plus encore. En fonction du niveau de mon contenu, je savais que je devais embaucher une équipe de production pour exécuter au niveau de diffusion que je souhaitais.

Investir dans la production d'événements virtuels

Encore une fois, tout comme vous embaucheriez une équipe de production audiovisuelle pour votre événement en personne, vous devriez vous attendre à investir dans des ressources audiovisuelles pour votre expérience virtuelle, surtout si vous avez l'intention de lire des vidéos préenregistrées, de passer des haut-parleurs à d'autres contenus, et implémentez du son supplémentaire comme de la musique de fond ou des effets sonores.

Pour cet événement, nous avons eu une session préenregistrée, notre discours d'ouverture mettant en vedette notre PDG Eran Ben-Shushan discutant de l'avenir des événements et Cadre LEAD. Nous savions que nous voulions que sa présentation soit claire et sans faille car elle donnerait le ton à l'événement. L'équipe de production nous a permis d'atteindre cet objectif.

Nous voulions également inclure des vidéos d'introduction avant chaque session, jouer notre musique en personne entre les sessions et tisser les questions enregistrées soumises par nos participants directement dans des sessions en direct avec des conférenciers.

Notre équipe de production audiovisuelle a contribué à rendre tout cela possible. Leur expertise technique et leur connaissance des besoins spécifiques en matériel à diffuser (y compris le matériel nécessaire pour une session enregistrée en haute définition comme indiqué dans l'image ci-dessous) ont aidé à combler mon manque de connaissances pour faire de notre événement un succès.

Webinaire dans les coulisses - La keynote d'enregistrement

J'ai donné accès à notre équipe de production à notre bureau où ils ont transformé l'une des salles de conférence en salle de production. Nous avons pris des dispositions préalables avec notre immeuble pour nous assurer que toutes les directives du CDC étaient en place et que des mesures de distanciation sociale étaient adoptées par tous. Cela ressemblait beaucoup à une station de télévision, ce qui était logique.

Les événements virtuels sont une expérience diffusée et les investissements dans la production devraient en tenir compte.

En préparant tout le contenu de notre événement à ce stade, j'ai réalisé que le calendrier de production était absolument critique. L'équipe de l'événement et l'équipe de production AV étaient parfaitement alignées et connaissaient chaque transition et contenu du programme ainsi que l'équipement qui servait le mieux chaque partie de notre production. L'accès à une équipe de production audiovisuelle, le temps consacré à la création d'un calendrier de production et l'accès à l'équipement et à l'espace pour construire l'événement virtuel se sont tous réunis pour rehausser le contenu et l'expérience.

Tirer parti de la bonne technologie pour vos événements virtuels

Utiliser la bonne technologie pour exécuter votre événement est de la plus haute importance. Vous voulez non seulement vous assurer que votre public a une excellente expérience, mais aussi rendre le processus aussi fluide et transparent dans les coulisses.

Sur la base de toutes les exigences, nous avions besoin d'une plate-forme conçue pour différents types d'expériences virtuelles. De plus, compte tenu de nos contraintes de temps, j'ai besoin d'une solution facile à utiliser avec la possibilité de définir des sessions dans l'agenda à diffuser en un seul clic. C'était un détail important qui le distinguait des autres produits plus encombrants.

Heureusement, je n'ai pas eu à chercher loin une solution d'événement virtuel pour répondre à nos besoins.

J'ai utilisé notre Solution Bizzabo Stream, qui est l'une des deux solutions virtuelles que notre produit propose et est destinée à des événements plus importants, pour soutenir les milliers de participants qui ont rejoint nos sessions virtuelles.

Nous avons utilisé notre solution Bizzabo Interact, l'autre solution virtuelle que nous proposons, pour nos happy hours post-événement. Ce produit riche en fonctionnalités a permis des événements plus petits et intimes avec une forte interaction du public typique des tables rondes ou des ateliers.

En tirant parti des deux solutions, nous avons pu alimenter différents types d'événements et répondre aux différents besoins du public avec des outils et une technologie adaptés. Vous trouverez ci-dessous une capture d'écran de l'une de nos sessions Happy Hour.

Webinaire Dans les coulisses - Salle Happy Hour

La solution d'expérience virtuelle de Bizzabo a également facilité l'accès à la demande. Les inscrits ont pu voir les enregistrements de la session directement depuis l'ordre du jour. Cela a gardé l'expérience sur la marque et transparente, et a élargi le nombre de personnes qui pouvaient accéder au contenu de notre événement.

Multiplier les façons dont les participants peuvent réseauter et s'engager

Une fois tous les aspects logistiques et techniques de l'événement définis, l'accent a été mis sur l'expérience du public. Pour offrir de précieuses opportunités de réseautage et d'engagement, j'ai décidé de proposer trois façons différentes pour les participants de se connecter et de réseauter tout au long de l'événement.

Tout d'abord, nous avons lancé notre IN-PERSON application événementielle une semaine après l'événement. Cela a permis la mise en réseau sur un deuxième écran car les participants regardaient l'événement sur leur ordinateur et se connectaient avec les participants sur l'application.

Webinaire Dans les coulisses - Réseautage d'applications événementielles

Deuxièmement, nous avons lancé un communauté mou avec différents canaux qui ont complimenté nos sujets d'agenda pour continuer les conversations longtemps après la journée de l'événement.

Enfin, nous avons conclu la journée de sessions avec cinq happy hours virtuels interactifs qui se sont déroulés simultanément. Certains happy hours avaient un thème tandis que d'autres étaient un forum ouvert de discussion. J'ai trouvé que c'était une énorme demande de notre public. En conséquence, les chambres se sont rapidement remplies et ont même dépassé le temps qui leur était alloué.

Encourager engagement des participants nous avons mené des sondages lors de diverses sessions. Cela m'a donné un aperçu immédiat du niveau d'engagement d'une session particulière et des données précieuses que nous pouvions mesurer.

Webinaire Dans les coulisses - Sondage

En plus de capturer de précieux mesures d'engagement, nous voulions reproduire l'expérience en personne d'un Q&R en direct. Pour ce faire, nous avons ajouté l'option de soumettre une question dans le cadre du processus d'inscription à l'événement.

À partir du groupe de questions soumises, nous avons sélectionné les plus pertinentes et avons demandé à ces inscrits de participer en soumettant un enregistrement vidéo de leurs questions. Ces enregistrements ont été ajoutés aux sessions virtuelles en direct et ont répondu en temps réel avec nos conférenciers.

Nous avons utilisé l'expérience de questions et de réponses en direct enregistrée pour remplacer l'expérience en personne de poser une question et de faire répondre les conférenciers en direct sur scène. C'était une belle touche à l'événement qui a vraiment fait participer la communauté IN-PERSON au programme.

Étendre votre portée et vous développer en tant que professionnels de l'événementiel

J'ai tellement appris de cet événement. La portée de notre public était incroyable. Nos données ont montré que nous pouvions puiser dans des industries et des régions auxquelles nous n'aurions pas eu accès autrement si cet événement avait été uniquement en personne.

Dans les coulisses - Analytique

Le processus de production d'un événement virtuel multisession ponctué de différentes façons pour les participants de s'engager, de se connecter, de réseauter et d'apprendre a été incroyablement inspirant.

J'ai beaucoup appris sur moi-même au cours du processus. Ce fut de loin l'expérience la plus difficile pour moi professionnellement. J'avais peur des inconnues virtuelles, mais j'ai réussi à surmonter les doutes en reconnaissant que nous sommes tous dans le même bateau. Nous apprenons tous ensemble. Le soutien de la communauté de l'événement pendant cette période est incroyable, humiliant et énergisant.

Je suis tellement fier d'être dans cette industrie résiliente et j'ai hâte à toute la créativité, l'innovation et le travail inspirant à venir.

Si vous cherchez des ressources supplémentaires pour votre prochain événement, voici mes recommandations:

Dans les coulisses de (presque) EN PERSONNE - Webinaire