Comment ouvrir la voie à travers COVID-19 et au-delà

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La semaine dernière, Bizzabo a lancé (Presque) IN-PERSON. Nous avons pris connaissance de notre communauté et créé le cadre LEAD pour aider l'industrie à prospérer en période d'incertitude. Voici le scoop.

Bizzabo a lancé notre premier événement virtuel (Presque) EN PERSONNE avec plus de 6 000 participants à travers le monde – partageant des idées, suscitant des idées et forgeant de nouvelles connexions. Nous avons eu une gamme passionnante de dirigeants de SAP, IMEX, Twitter, Hubspot, Gainsight, Yext et d'autres marques inspirantes discutant des sujets les plus urgents et des défis auxquels notre industrie est confrontée aujourd'hui.

L'expérience a renforcé ma conviction que le pouvoir des événements en personne et virtuels a la capacité de déclencher des mouvements, de stimuler l'innovation et de rassembler les entreprises, les communautés et les personnes de manière à transcender la technologie.

Cependant, l’impact du coronavirus a complètement ébranlé notre monde et notre industrie. Plus de 1,1 milliard de dollars de pertes économiques remonte aux plus grandes conférences technologiques qui devaient Annuler ou remettre à plus tard production au cours des 10 dernières semaines.

Nous ressentons l'impact que cela a eu sur le secteur de l'événementiel, à travers nos clients et à travers les données que nous avons collectées. Alors que le monde continue de changer, nous avons réalisé à quel point il est nécessaire de réorganiser et de réviser notre propre stratégie d'événements.

Je suis ravi d'annoncer que nous avons interrogé plus de 400 responsables d'événements et professionnels qui se sont joints à notre événement pour obtenir des informations détaillées et des perspectives sur la façon dont l'industrie événementielle affrontait COVID-19. Les données qui en résultent nous ont aidés à brosser un tableau clair de la façon dont l'industrie réagit maintenant et changera à l'avenir.

Par exemple, nous avons appris que les ressources organisationnelles sont de plus en plus rares 45% des répondants ont indiqué qu'ils avaient apporté des changements, notamment des mises à pied et des congés, ainsi que des changements et des réaffectations de membres à d'autres équipes.

Comment ouvrir la voie à travers COVID-19 - Les ressources organisationnelles se raréfient

Nous sommes vraiment privilégiés dans notre position de nous tenir sur les épaules des géants. Nous travaillons avec les plus grandes marques et leaders d'événements du monde, nos clients, qui ont apporté leurs idées et leurs résultats d'enquête pour élaborer un rapport complet sur les perspectives actuelles des événements.

Sur la base de ces données, nous avons déterminé que nous étions dans une position unique pour fournir à la communauté des grands événements un cadre clair pour avancer dans des temps incertains. Ce même cadre est désormais devenu la star de notre propre stratégie événementielle. Nous appelons ce cadre basé sur les données Ouvrir la voie avec L.E.A.D.

L'acronyme signifie long terme, engageant, agile, et décisif. Je vais approfondir dans chaque domaine, comment les données informent chaque composant et quelle action vous pouvez entreprendre ci-dessous.

Long terme

Nos données montrent que la majorité des spécialistes du marketing ont dû reporter (64%), Annuler (60%) ou pivot (57%) leurs événements deviennent virtuels en raison de l'impact de COVID-19. De plus, nous avons vu que 92% des spécialistes du marketing événementiel prévoient d'intégrer le virtuel dans leur stratégie à court terme. Malgré notre situation actuelle, nous sommes heureux de voir la majorité des chefs d’événement (55%) s'attendent à organiser des événements en personne à la fin de 2020, validant notre conviction que la personne reviendra en rugissant le moment venu.Comment montrer la voie à travers COVID-19 - Plus de 90% des spécialistes du marketing événementiel prévoient d'intégrer des événements virtuels à leur stratégie

Ce que ces données nous ont appris, c'est que cette crise mondiale – dans le grand schéma des choses – est un moment dans le temps. Lorsque vous abordez votre stratégie événementielle aujourd'hui, nous vous invitons à regarder bien au-delà de la fin de cet exercice ou de l'an prochain.

Votre stratégie d'événement à long terme, basée sur les données collectées, devrait se cristalliser dans une approche complètement nouvelle qui est différente du monde pré-COVID. L'approche combinée des événements virtuels et en personne – ce que nous avons défini comme stratégie d'événements hybrides… sera essentielle à la nouvelle normalité que nous verrons à l'avenir.

Engageant

Alors que nous nous tournons vers la prochaine ère des livres de jeux d'événements, un grand défi dans notre industrie est de créer des expériences engageantes. Nous avons vu que 87% des planificateurs d'événements prévoient d'organiser des événements virtuels en 2020. De nombreuses grandes marques ont déjà fait le saut vers le virtuel et ouvrent la voie à d'autres organisations qui font ce pivot.

Comment montrer la voie à travers COVID-19 - Les grandes marques comme Salesforce, SAP, Adobe, Gong et bien d'autres se tournent vers le virtuelNos données montrent que l'engagement est la clé du succès dans l'environnement des événements virtuels. Plus de 80% des répondants au sondage utilisent l'engagement des participants comme KPI pour un succès virtuel. Bien que l'industrie comprenne intuitivement à quel point cette mesure est essentielle au succès, les résultats de l'enquête montrent que nous avons toujours du mal à comprendre comment mettre en œuvre avec succès une expérience intéressante.

Ce défi est aggravé par le fait que la majorité des spécialistes du marketing événementiel (73%) n'ont pas exécuté d'événements virtuels dans le passé. Un montant écrasant (64%) des répondants estiment que l'engagement des participants et le réseautage des participants sont difficiles à réaliser à long terme dans le domaine virtuel.

Malgré tous ces défis basés sur les données que nous attendons dans le domaine virtuel et le nombre de planificateurs adoptant le virtuel dans leur stratégie, 98% des répondants croient toujours que les événements en personne sont irremplaçables.

En tant que personne qui croit fermement au pouvoir des gens, des événements et qui se réunissent pour construire des relations durables, cette statistique me touche profondément. Cette nouvelle réalité nous aide à prendre conscience de l’importance des relations personnelles, de la communauté et de la personne et elle nous prouve que la personne reviendra encore plus forte qu’avant.

Cependant, comme je l'ai mentionné ci-dessus, nous nous attendons à un changement de stratégies avec le rapprochement en personne et virtuel pour créer une nouvelle approche hybride. En fait, la majorité (68%) des professionnels de l'événementiel recherchent déjà la technologie pour soutenir cette stratégie de combinaison.

Alors que nous continuons à définir à quoi ressemblera une stratégie d'événement hybride et quelles solutions sont nécessaires pour l'activer dans un environnement virtuel d'abord, nous devons affronter l'engagement comme le plus grand obstacle auquel nous sommes confrontés en tant qu'industrie. Nous devons également saisir cette occasion pour résoudre de manière créative cette lacune dans le domaine virtuel. Nos participants, sponsors et conférenciers méritent la meilleure expérience quel que soit l'environnement!

Agile

En temps de crise et de perturbation monumentale – comme la crise actuelle à laquelle nous sommes confrontés – l'agilité, l'ouverture d'esprit et les changements nécessaires sont les choses les plus importantes que nous puissions faire pour le bien de notre organisation. Nous devons adopter ce changement de mentalité dans le cadre de notre processus de réflexion et de notre culture organisationnelle.

L'agilité est quelque chose que nous devons intégrer dans notre cadre alors que nous redéfinissons notre stratégie événementielle. Ceci est particulièrement important étant donné qu’environ 57% des spécialistes du marketing événementiel pensent que leur budget pour 2021 va diminuer. En pensant à l'avenir et à une exploitation plus frugale, être agile et faire plus avec moins nous aidera à mieux exécuter notre stratégie et nos objectifs de l'événement.Comment ouvrir la voie à travers COVID-19 - La majorité des spécialistes du marketing événementiel pensent que leur budget événementiel 2021 va diminuer

En période d'incertitude, il est essentiel d'être agile, créatif et prêt à apporter des changements à notre stratégie et à la façon dont nous opérons. Je vous mets au défi de réfléchir aux moyens de soutenir vos équipes dans le développement de cet état d'esprit agile.

Décisif

Nous pensons que dans les moments où les choses évoluent de manière si spectaculaire et où les circonstances nous obligent à adopter et à adapter davantage de technologies dans nos vies, il est impératif de prendre des décisions claires, rapides et décisives. Cela aura un impact sur votre organisation, votre équipe, les résultats de votre entreprise et l'expérience que vous allez créer pour les participants à l'événement et les partenaires.

Les éléments les plus importants pour les organisations que nous avons interrogées sont la relation client, la fidélisation de la clientèle, l'engagement des prospects et la génération de leads. Ce ne sont pas des données surprenantes. Mais cela signifie que nous devons atteindre les mêmes objectifs à travers différents supports et d'une manière différente.Comment montrer la voie à travers COVID-19 - 55% des spécialistes du marketing événementiel pensent que les relations avec les clients, l'éducation et la fidélisation sont les principaux objectifs des événements virtuels

Construire une approche événementielle holistique qui intègre en personne et virtuel tout en prenant des décisions rapides – et parfois audacieuses – vous aidera à atteindre les buts et objectifs que vous avez fixés dans votre organisation plus rapidement et avec moins de friction. Je vous exhorte, en tant que dirigeants de vos organisations, à prendre quotidiennement des décisions audacieuses et décisives.

Conclusion

En conclusion, regardez ces quatre domaines clés lorsque vous redéfinissez et ajustez votre stratégie d'événement actuelle: un état d'esprit à long terme, face au défi de l'engagement et de l'expérience des participants, rester agile et être décisif.

Ces éléments fondamentaux ont aidé notre équipe à traverser des périodes sans précédent et à fonctionner à une capacité extraordinaire avec la même passion, la créativité et la détermination qui les ont rendus essentiels à notre mission d'alimenter les connexions humaines. Comment ouvrir la voie à travers COVID-19 - Composantes du cadre de référence à long terme, engageantes, agiles et décisives

Au nom de la famille Bizzabo, je tiens à vous remercier d'avoir fait le travail incroyable que vous faites. Nous sommes honorés et honorés de soutenir les géants qui vont de l'avant et construisent les expériences les plus innovantes à ce jour.

Améliorons les événements, rendons-les plus audacieux et inspirons à notre monde que, malgré tout défi ou contrecoup magnanime, nous sommes plus énergiques que jamais pour donner vie aux événements.

Pour une vue complète de la façon dont les organisateurs d'événements répondent à COVID-19, téléchargez le Rapport post-événement COVID-19.

Rapport sur les perspectives d'événement - Réservez votre copie