 | Statuts de la Commission permanente de la jeunesse de l'Archidiocèse de Québec Version PDF (+)
Église catholique de Québec
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À jour au 3 mai 2007
SECTION I
INSTITUTION ET ORGANISATION
« Commission permanente de la jeunesse ».
1. Est instituée la « Commission permanente de la jeunesse pour l’Archidiocèse de Québec » en conformité avec le décret du Cardinal Marc Ouellet, Archevêque de Québec, daté du 5 mars 20071.
Composition de départ de la commission
2. La Commission se compose de 9 ou 11 membres2 choisis par un Comité de Sélection3 .
Président.
3. Le président est élu par et parmi les membres de la Commission.
Vice-président.
4. Le président convoque une réunion de la Commission aux fins d'élire, parmi les membres, un vice-président.
Mandat.
5. La durée du mandat des membres de la Commission est de deux ans. Un membre ne peut être réélu consécutivement que deux fois. Des mandats supplémentaires seront possibles à la suite d’une pause de deux ans.
Fonction continuée.
6. À l'expiration de son mandat, un membre demeure en fonction jusqu'à ce qu'il soit remplacé ou élu de nouveau.
Remplaçant.
7. Lorsque survient une vacance en cours de mandat parmi les membres de la Commission, le Comité de Sélection a le mandat de fournir une liste de candidats afin que les membres de la Commission puissent nommer un remplaçant pour la durée non écoulée du mandat.
Vacance.
8. Constitue une vacance l'absence à un nombre de réunions déterminé par le règlement de régie interne de la Commission dans les cas et les circonstances qu'il indique.
Administration.
9. Le président administre4 la Commission.
Fonctions.
10. Le vice-président assiste5 le président dans l'exécution de ses fonctions.
Remplaçant.
11. En cas d'empêchement du président, le vice-président le remplace tant que dure cet empêchement.
Fonctions exclusives.
12. Le président et le vice-président exercent leurs fonctions ensemble. Leur mandat prend fin dès que les membres de la Commission ont élu leurs successeurs.
Présidence avant l'élection.
13. L’archevêque peut désigner une personne de son choix pour exercer les fonctions de responsable de l’élection du président de la première Commission ou en cas de mise en place d’une nouvelle Commission due à un départ massif de plus de la moitié des membres.
Rémunération.
14. Les membres de la Commission ne sont pas rémunérés sauf dans les cas et aux conditions déterminés l’archevêque.
Allocation de présence.
15. Ils ont cependant droit d'être indemnisés des dépenses qu'ils encourent pour assister aux séances de la Commission aux conditions et dans la mesure déterminées par l’administration du diocèse de Québec.
Lieu de séances.
16. La Commission peut tenir ses séances à tout endroit du territoire couvert par le diocèse de Québec.
Fréquence des réunions.
17. Elle doit se réunir au moins six fois par année dont au moins une fois en présence de l’archevêque.
Quorum.
18. La majorité simple des membres constitue le quorum aux séances de la Commission.
Voix prépondérante.
19. En cas de partage, le président a une voix prépondérante.
Secrétariat.
20. Le secrétariat de la Commission est assuré par les services diocésains de Québec ou un autre organisme déterminé par l’archevêque. Le secrétariat et sa localisation devront être connus du public6.
Nomination.
21. Le secrétaire7 et le trésorier8 de la Commission sont déterminés entre les membres. Ces deux postes peuvent être occupés par la même personne.
SECTION II
CHOIX DES MEMBRES DE LA COMMISSION
Mission.
22. Est un organisme voulu par l’archevêque dont la mission vise à promouvoir l’apport des jeunes adultes à la vie et à l’évolution de l’Église de Québec. Par ses recherches et ses actions, la Commission participe au discernement de l’Église en affirmant les besoins et les intérêts de la jeunesse au sein de l’Église diocésaine de Québec.
Membre.
23. Toute personne :
I. âgée entre 18 et 35 ans;
II. catholique;
III. manifestant son appartenance au diocèse de Québec;
IV. en mesure d’assurer une disponibilité aux activités de la Commission;
V. reconnu pour son leadership dans son milieu;
VI. démontrant des compétences ou un intérêt pour la recherche et la réflexion critique;
VII. étant ouvert au pluralisme et au dialogue;
VIII. ayant un souci pastoral;
IX. étant en mesure de travailler en équipe;
peut présenter sa candidature pour devenir membre de la Commission.
Mise en candidature.
24. La personne qui désire devenir membre de la Commission doit envoyer une lettre de motivation, un curriculum vitae et deux lettres de référence.
Période de mise en candidature.
25. La période de mise en candidature se déroule tout au long de l’année.
Candidats admissibles.
26. Le Comité de Sélection maintiendra une liste d’un maximum de 25 candidats admissibles. Ces candidats doivent refléter la composition sociale du diocèse de Québec.
Liste au conseil.
27. Le Comité de sélection transmettra cette liste à la Commission au plus tard 30 jours avant la fin du mandat d’un des membres.
Élection.
28. Dans les 30 jours suivant le dépôt de la liste proposée par le Comité de sélection, les membres de la Commission élisent le ou les nouveaux membres de la Commission et transmettent à l’archevêque la liste des membres élus.
La composition de la première Commission sera toutefois entièrement déterminée par le Comité de sélection.
SECTION III
PROCÉDURE D'ÉLECTION
Convocation.
29. Sur réception de la liste des candidats proposés par le Comité de sélection, le président de la Commission devra s’assurer de tenir une séance d’élection 30 jours avant la fin du mandat d’un membre. S’il le faut, il convoque les membres de la Commission à une séance extraordinaire.
Avis de convocation.
30. L'avis de convocation est transmis à chaque membre de la Commission au moins huit jours avant la tenue de la séance. Il doit être accompagné de l'ordre du jour de la séance et de copies des dossiers soumis par les candidats.
Séance.
31. La séance est divisée en deux parties principales : la présentation des dossiers des candidats et l'élection du ou des nouveaux membres. Les membres de la Commission peuvent, au besoin, convoquer les candidats.
Scrutin.
32. L'élection des membres se fait par scrutin secret.
Choix.
33. Sur un bulletin de vote contenant dans l'ordre alphabétique les noms et les prénoms de tous les candidats, chaque membre de la Commission fait son choix en inscrivant 25 votes représentant son ordre de préférences des candidats, du 1er au 25e selon sa propre appréciation de la valeur des candidatures.
Les votes se compilent en attribuant une valeur de 25 points à un vote de première préférence, une valeur de 24 points à un vote de deuxième préférence, une valeur de 23 points à un vote de troisième préférence et ainsi de suite jusqu'au vote de vingt-cinquième préférence auquel une valeur d'un point est attribuée.
S’il y a moins de candidats, leur total représente le nombre maximal de points accordés au premier choix.
Bulletin rejeté.
34. Le président rejette tout bulletin de vote :
1° qu'il n'a pas fourni;
2° qui comporte plus d'un vote en faveur d'un même candidat;
3° qui comporte plus d'un vote de même valeur;
4° qui comporte plus ou moins de votes que le nombre de candidats éligibles;
5° qui ne permet pas d'identifier clairement les votes.
Dépouillement.
35. Au terme du scrutin, le président, en présence des membres, procède au dépouillement en compilant les points et déclare élus comme nouveau(x) membre(s) de la Commission le(s) candidat(s) qui a reçu le plus de points.
Second tour.
36. Si le nombre de candidats ayant obtenu le même nombre de points est supérieur au nombre de membres à être déclarés élus, le président procède à un second tour de scrutin entre ces candidats.
Égalité.
37. En cas d'égalité après ce vote, le président procède au choix du membre par tirage au sort entre les candidats concernés.
Transmission à l’archevêque.
38. La liste des membres élus est transmise à l’archevêque.
SECTION IV
FONCTIONS ET POUVOIRS
Fonctions.
39. La Commission a pour fonction de conseiller l’archevêque sur toute question qui se rapporte à sa mission. Elle formule des avis à l’archevêque sur toute question soulevée par la jeunesse et donne son avis à l’archevêque sur toute question que celui-ci lui soumet relativement aux intérêts de la jeunesse.
Pouvoirs.
40. Dans l'exercice de ses fonctions, la Commission peut :
1° effectuer ou faire effectuer les études et les recherches qu’elle juge nécessaires;
2° solliciter des opinions ou recevoir les requêtes des personnes et des groupes au sujet des jeunes adultes;
3° fournir de l’information au public sur toute question relative aux besoins et aux intérêts des jeunes adultes;
4° former des comités ad hoc mandatés pour approfondir la réflexion sur un sujet spécifique.
Avis de la Commission.
41. La Commission s'assure, s'il y a lieu, qu'on donne suite à ses avis.
Comités spéciaux.
42. La Commission peut former des comités spéciaux pour l'étude de questions particulières relatives à la jeunesse et détermine leurs responsabilités.
Composition.
43. Ces comités peuvent être totalement ou partiellement formés de personnes qui ne sont pas membres de la Commission.
Remboursement des dépenses.
44. Les membres de ces comités ne sont pas rémunérés sauf dans les cas, aux conditions et dans la mesure que peut déterminer l’archevêque. Ils ont cependant droit d'être indemnisés des dépenses qu'ils encourent pour assister aux séances du comité aux conditions et dans la mesure que détermine le service administratif du diocèse de Québec.
Régie interne.
45. La Commission doit, par règlement, pourvoir à sa régie interne.
SECTION V
RAPPORT
Rapport d'activités.
46. La Commission transmet à l’archevêque, au plus tard le 31 août de chaque année, un rapport de ses activités pour l’année pastorale se terminant.
Dépôt aux Conseils
47. L’archevêque verra les suites à donner au rapport et les liens à établir avec le Conseil presbytéral et le Conseil diocésain de pastorale.
SECTION VI
DISPOSITIONS FINALES
Organisme responsable.
48. L’archevêque désigne un organisme responsable pour mettre en place cette commission et pour la soutenir dans ses activités.
Sommes requises.
49. La Commission permanente de la jeunesse présente annuellement un budget et les états financiers selon les modalités établies par le diocèse de Québec.
50. Une entente entre le diocèse de Québec et l’organisme responsable peut modifier l’article 49. Modification aux statuts de la Commission.
51. Toute modification aux statuts de la Commission doit être
soumise à l’archevêque pour recevoir son approbation.
NOTES : 1. CF. Décret du Cardinal Marc Ouellet, Archevêque de Québec, 5 mai 2007. 2. Cf Annexe qui suit ci-bas. 3. Cf Annexe. 4. Cf Annexe. 5. Cf Annexe. 6. Le mot secrétariat fait référence ici à l'aide extérieur aux membres de la Commission pour la rédaction des dossiers et la gestion du courrier. Tandis que le terme secrétaire fait référence à la personne responsable de la prise des notes lors des réunions et des séances de travail. 7. Cf Annexe. 8. Cf. Annexe.
ANNEXE
Organisme responsable
L’organisme en question a les responsabilités suivantes :
• Assurer la mise en place du Comité de sélection;
• Soutenir le processus électoral;
• Superviser la formation des nouveaux membres;
• Soutenir la Commission pour la publication de ses travaux.
Comité de sélection
Comme il est mentionné plus haut, le Comité de sélection est mis en place par l’organisme responsable.
Il est composé d’intervenants de divers milieux, incluant :
• Un membre de l’organisme responsable, président du Comité de sélection;
• Deux représentants de l’Église catholique de Québec, curie diocésaine;
• Un professeur (ou un professeur émérite) de la faculté de théologie et des sciences religieuses de l’Université Laval;
• Un membre sortant de la Commission (s’il y a lieu);
• Une ou deux autres personnes jugées pertinentes par l’organisme responsable.
Le Comité de sélection :
• Procède à l’appel des candidatures;
• Reçoit, analyse et présélectionne les candidatures;
• Rejette tout dossier incomplet ou ne répondant pas aux critères mentionnés à l’article 23;
• Rencontre les candidats présélectionnés;
• Soumet à la Commission les dossiers d’un maximum 25 candidats sélectionnés.
Président
Comme spécifié à l’article 3, le président est élu.
Il a les responsabilités suivantes :
• Convoquer les réunions de la Commission;
• Présider les réunions et les travaux de la Commission;
• Rédiger l’ordre du jour des réunions;
• Superviser les comités ad hoc;
• Représenter publiquement la Commission;
• Recevoir les requêtes de l’archevêque et de tout organisme s’adressant à la Commission;
• Présider le scrutin menant à l’élection des nouveaux membres de la Commission;
• Être le répondant auprès de l’archevêque;
• Préparer les prévisions budgétaires.
Vice-président
Comme spécifié à l’article 4, le vice-président est élu.
Il a les responsabilités suivantes :
• Remplacer le président en cas d’absence ou d’incapacité.
• Collaborer aux tâches du président à la demande de celui-ci.
Secrétaire
Comme spécifié à l’article 21, le secrétaire est déterminé entre les membres.
Il a les responsabilités suivantes :
• Rédiger les procès-verbaux.
• Conserver tous les documents de la Commission.
Trésorier
Comme spécifié à l’article 21, le secrétaire est déterminé entre les membres.
Il a les responsabilités suivantes :
• Gérer le budget.
• Préparer les états financiers.
• Rédiger les demandes particulières relatives aux finances.
Membre
Comme spécifié à l’article 23 et suivants, un membre de la Commission est une personne ayant soumis sa candidature et qui a été élue par les membres de la Commission encore sous mandat. Exception faite de la première constitution de la Commission où un membre est déterminé par le Comité de sélection.
Il doit :
• Participer aux réunions.
• Partager la responsabilité des travaux et de leurs publications.
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