Le guide Commonsense du coronavirus pour les événements et les conférences

0
250

Le coronavirus a atterri. Voici comment communiquer en toute confiance avec vos participants, sponsors et partenaires. Présentant des exemples de marques comme Adobe, Google et Qualtrics.

Les spécialistes du marketing événementiel ne sont pas étrangers aux changements et aux crises de dernière minute. Ceux-ci ont généralement à voir avec les annulations de haut-parleurs, les lignes d'enregistrement inattendues, le mauvais WiFi et d'autres défis de dernière minute qui peuvent sembler très importants pour le moment, mais absolument pâles par rapport au buzzkill mondial qu'est le coronavirus.

En réponse à la menace du coronavirus, de nombreuses marques mettent en œuvre des règles de santé strictes pour minimiser le risque lors d'événements, d'autres sociétés déplacent leurs événements vers des forums numériques, tandis que d'autres annulent ou reportent leurs événements de plein droit.

Nous comprenons qu'il y a beaucoup d'incertitude concernant le coronavirus, vos événements et la santé de vos participants. C’est pourquoi nous avons rassemblé ce guide de bon sens, léger sur la panique et lourd sur les conseils pratiques.

3 mythes sur le coronavirus et ce que vous devez savoir

À ce stade, vous avez probablement été inondé de littérature sur ce qu'est le COVID-19. Il y a également de fortes chances que vous ayez rencontré une couverture sensationnelle de la maladie. Voici un examen fondé de ce que vous devez savoir:

  • Mythe: le coronavirus ne peut pas être contenu. Le confinement a réussi dans certains cas et le Directeur général de l'OMS, le Dr Tedros Adhanom Ghebreyesus, a déclaré que le COVID-19 est susceptible de se propager moins que la grippe. «S'il s'agissait d'une épidémie de grippe, nous nous serions attendus à voir une transmission communautaire généralisée à travers le monde à l'heure actuelle, et les efforts pour la ralentir ou la contenir ne seraient pas réalisables. Mais le confinement du COVID-19 est possible et doit rester la priorité absolue pour tous les pays. » (QUI)
  • Mythe: contracter le coronavirus est toujours mortel. Le degré auquel une personne est affectée par le virus dépend de divers facteurs. Les personnes âgées et celles souffrant de problèmes de santé chroniques sont les plus susceptibles de développer une maladie plus grave. Cependant, l'OMS signale que 80% se remettent de la maladie sans avoir besoin d'un traitement spécial. (QUI)
  • Mythe: Les masques faciaux sont des mesures de protection essentielles. Le CDC déconseille en fait l'utilisation de masques faciaux comme mesures préventives. Au lieu de cela, les masques devraient être réservés à ceux qui sont en fait malades et aux agents de santé. Au lieu de cela, doublez-vous sur l'étiquette appropriée autour des éternuements, du moucher et du lavage des mains.CDC)

Pour les informations les plus récentes, visitez les centres de connaissances dédiés sur le QUI et CDC sites Web et vérifiez auprès de votre organisme de santé local.

9 mesures que vous pouvez prendre pour protéger vos participants de COVID-19

L'industrie des événements va ressentir les effets du Coronavirus longtemps après les premiers rushs de février et mars. Voici comment protéger vos participants dans un avenir prévisible.

1. Créez un plan de préparation

Un plan de préparation assurera à vos partenaires et participants que vous prenez le coronavirus au sérieux. Il vous aidera également à accueillir vos participants en toute confiance à un événement.

Le meilleur endroit pour créer et maintenir un plan de préparation est sur une page Web du site Web de votre événement. Vous trouverez ci-dessous un extrait du plan de préparation de HIMSS20, un rassemblement d'environ 45 000 modificateurs mondiaux de la santé du monde entier.. Vous pouvez voir le plan de préparation complet pour HIMSS20 ici.

Plan de préparation sur place

  • Bien que le risque reste faible pour le moment, nous ne pouvons pas garantir un environnement sans virus. HIMSS20 sera une réunion sans prise de contact. Nous recommandons le robinet coudé HIMSS.
  • Nous travaillons avec Orlando Health et le Dr Phillips Hospital (le plus proche du centre des congrès) pour fournir un soutien médical supplémentaire au besoin sur place.
    • Protocoles de dépistage pour les EMT et les infirmières sur place
    • Accès de télésanté aux médecins des urgences pour organiser des visites virtuelles au besoin
  • Il y aura trois cabinets médicaux sur place au Orange County Convention Center. L'un des cabinets médicaux sera dédié à la lutte contre les symptômes de la grippe et des coronavirus et sera composé d'un professionnel médical qualifié ayant un accès direct au Florida Department of Health et d'un épidémiologiste.
  • Le HIMSS et l'Orange County Convention Center consulteront les équipes de santé d'Orlando Health si nécessaire.
    • Si le dépistage révèle un risque élevé pour un participant, la personne sera immédiatement isolée pour éviter toute exposition aux participants à la conférence.
    • De plus, les équipes des services d'urgence des centres de santé d'Orlando seront consultées pour s'assurer que le risque pour les participants à la conférence est géré de manière proactive afin d'assurer la sécurité de tous les participants à la conférence.

Meilleures pratiques pour créer un plan de préparation:

  • Coordonner avec les responsables locaux de la santé.
  • Atteignez tous les espaces de réunion, les hôtels et les lieux.
  • Déterminez les étapes pour identifier et isoler les participants à risque élevé.
  • Prévoyez de diffuser de la documentation sur la prévention du COVID-19 dans tout votre site.
  • Prévoyez d'avoir à portée de main des lingettes désinfectantes et désinfectantes pour les mains.

Pour plus d'informations sur la création d'un plan de préparation, consultez le Conseils provisoires des CDC pour les organisateurs d'événements.

2. Maintenir un journal de mise à jour

Vous pouvez également informer vos participants, partenaires et conférenciers que vous prenez Coronavirus au sérieux en conservant un journal de mise à jour.

La conférence RSA – un rassemblement de milliers de professionnels de la cybersécurité qui s'est terminée à la fin de février – a gardé une liste courante des mises à jour avant et après l'événement. Vous pouvez trouver un extrait ci-dessous. Vous pouvez voir la liste complète des mises à jour de la conférence RSA ici.

Vous trouverez ci-dessous des mises à jour sur l'impact du coronavirus sur la conférence RSA et sur ce que les participants doivent savoir et faire pendant l'événement. Des informations supplémentaires sur le coronavirus et son impact mondial sont disponibles sur les sites Web du CDC et de l'OMS.

25 février 2020

Aujourd'hui, la ville de San Francisco a déclaré l'état d'urgence pour commencer les préparatifs autour de toute future éclosion de coronavirus. La Ville a déclaré que les résidents et les visiteurs restent à faible risque d'être infectés par le coronavirus et que le nombre de cas dans la Ville reste nul. Cette déclaration permettra à la Ville d'accélérer les mesures de planification d'urgence et de répondre plus efficacement à toute éclosion en obtenant un financement et en s'assurant que les responsables de la santé publique ont les ressources dont ils ont besoin, y compris la capacité de surveiller les cas, d'enquêter sur l'exposition potentielle par contact et de mettre en quarantaine de nouveaux cas .

Nous restons en contact avec la Ville, les autorités sanitaires locales et surveillons le CDC.

Pour lire le communiqué de presse du bureau du maire de London Breed, veuillez visiter https://sfmayor.org/article/city-san-francisco-moves-proactively-prepare-possible-novel-coronavirus-activity-community

21 février 2020

Nous avons appris aujourd'hui que Verizon a décidé de ne plus participer à la RSA Conference 2020 en tant que sponsor Gold. Nous comprenons et respectons leur décision …

Meilleures pratiques pour maintenir un journal de mise à jour sur le site Web de votre événement:

  • Fournissez une date pour vos mises à jour afin de démontrer que vous surveillez activement la situation.
  • Partagez les dernières informations des autorités sanitaires locales.
  • Partagez les dernières mises à jour de votre plan de préparation.
  • Dirigez votre public vers d'autres mises à jour ou pages de plan de préparation, le cas échéant.

4. Mettez à jour vos participants de manière proactive

La tenue d'un journal de mise à jour sur le site Web de votre événement aidera à fournir des réponses aux participants, aux conférenciers et aux partenaires qui recherchent des informations sur votre événement. Pour les battre à la recherche, prévoyez d'envoyer des mises à jour régulières par e-mail, des notifications sociales et push (si vous utilisez une application d'événement mobile).

Vous trouverez ci-dessous un extrait d'un e-mail du fondateur de SaaStr, Jason Lemkin. Pour ceux d'entre vous qui ne le savent pas, le SaaStr est l'une des plus grandes conférences pour les cadres et VCs SaaS au monde. Que cette mise à jour par e-mail vient de leur tête

Subject: Subject: SaaStr Annual est dans 10 jours! Et nous avons ajouté des règles importantes en matière de santé et de sécurité

coronavirus-guide-for-events-and-conferences-SaaStr-email-min "width =" 1402 "style =" width: 1402px; "srcset =" https://blog.bizzabo.com/hs-fs/hubfs/ Guide% 20à% 20Coronavirus% 20pour% 20Events% 20et% 20Conferences / coronavirus-guide-for-events-and-conferences-SaaStr-email-min.png? Width = 701 & name = coronavirus-guide-for-events-and-conferences- SaaStr-email-min.png 701w, https://blog.bizzabo.com/hs-fs/hubfs/Guide%20to%20Coronavirus%20for%20Events%20and%20Conferences/coronavirus-guide-for-events-and-conferences -SaaStr-email-min.png? Width = 1402 & name = coronavirus-guide-for-events-and-conferences-SaaStr-email-min.png 1402w, https://blog.bizzabo.com/hs-fs/hubfs/ Guide% 20à% 20Coronavirus% 20pour% 20Events% 20et% 20Conferences / coronavirus-guide-for-events-and-conferences-SaaStr-email-min.png? Width = 2103 & name = coronavirus-guide-for-events-and-conferences- SaaStr-email-min.png 2103w, https://blog.bizzabo.com/hs-fs/hubfs/Guide%20to%20Coronavirus%20for%20Events%20and%20Conferences/coronavirus-guide-for-events-and-conferenc es-SaaStr-email-min.png? width = 2804 & name = coronavirus-guide-for-events-and-conferences-SaaStr-email-min.png 2804w, https://blog.bizzabo.com/hs-fs/hubfs /Guide%20to%20Coronavirus%20for%20Events%20and%20Conferences/coronavirus-guide-for-events-and-conferences-SaaStr-email-min.png?width=3505&name=coronavirus-guide-for-events-and-conferences -SaaStr-email-min.png 3505w, https://blog.bizzabo.com/hs-fs/hubfs/Guide%20to%20Coronavirus%20for%20Events%20and%20Conferences/coronavirus-guide-for-events-and- conférences-SaaStr-email-min.png? width = 4206 & name = coronavirus-guide-for-events-and-conferences-SaaStr-email-min.png 4206w "tailles =" (largeur max: 1402px) 100vw, 1402px "/ ></em></p>
<p>Voici un exemple de la façon dont le fondateur de SaaStr a mis à jour les participants sur Twitter:</p>
<blockquote class=

https://t.co/5gjWmKtIdv 2020 est un GO! On est dessus.

À la semaine prochaine:

– pas de poignées de main
– se laver avant chaque séance
– balayage thermique
– une densité plus faible et des espaces confortables pour des discussions calmes

Plus: https://t.co/iL096ZNYOr pic.twitter.com/dx58PAjM70

– Jason ✨SaaStrAnnual.com✨ Lemkin 🦄 (@jasonlk) 3 mars 2020

Meilleures pratiques pour la mise à jour des participants par e-mail, les médias sociaux et les notifications push:

  • Partagez la dernière mise à jour sur l'état de votre événement.
  • Mentionnez la dernière mise à jour des autorités sanitaires locales.
  • Réitérez votre plan de préparation.
  • Dirigez votre public vers d'autres mises à jour ou pages de plan de préparation, le cas échéant.

5. Établissez des règles de santé et de sécurité pour votre événement

La création de directives claires que vos participants doivent suivre lors de votre événement est stricte, mais elle offre également une protection supplémentaire à tous ceux qui assistent à votre événement et rassure ceux qui envisagent de le faire.

Pour en revenir à SaaStr, vous pouvez trouver un extrait de leur politique de santé mentionnée dans l'e-mail ci-dessus. Voir l'intégralité des règles de santé SaaStr ici.

Tout d'abord, nos nouvelles règles sur site sont claires et ne comporteront aucune exception:

  • Aucune poignée de main. Nous comprenons que d'autres événements «recommandent» de ne pas serrer la main, mais nous avons décidé de simplement avoir une règle ferme sans poignée de main lors du SaaStr Annual. Oui, cela peut sembler un peu étrange au début. Oui, vous verrez des tonnes de panneaux No Handshakes autour. Nous allons tous nous adapter et ça ira.
  • Pas de reniflement et dépistage thermique obligatoire pour les fièvres. Vous ne serez pas autorisé à entrer au SaaStr Annual ou au San Jose Convention Center si vous êtes malade. ou avez été malade, ou si vous avez de la fièvre (pour une raison ou pour une autre). De plus, vous devrez certifier sur place que vous n'avez pas été malade au cours des 14 derniers jours. Pas de reniflements, pas de nez qui coule, pas de fièvre. Nous analyserons thermiquement tous les participants à l'événement, et si vous vous inscrivez à un tempéré élevé, vous ne pourrez pas participer à l'événement à moins que le dépistage secondaire ne montre que vous n'avez pas de fièvre. Les participants avec des températures élevées ne pourront pas entrer sur le site, sans exception. Veuillez ne pas venir cette année si vous êtes malade, avez été malade ou avez chaud. Si vous êtes malade ou avez été malade, faites-le nous savoir et nous vous créditerons un laissez-passer pour 2021 Annuel à la place.
  • Laver, laver, laver. On vous demandera de vous laver constamment à l’année. Encore une fois, ce ne sera ni une suggestion ni une recommandation. Ce sera une exigence. Vous devrez vous laver à l'entrée du lieu, avant chaque session à laquelle vous assisterez, avant d'entrer dans l'exposition, ET avant chaque session de mentorat. Cela peut créer des lignes. Nos excuses.

Cela peut et doit souvent coïncider avec une politique de voyage restreignant les participants qui voyagent depuis ou autour d'une région à haut risque.

Meilleures pratiques pour établir des règles de santé et de sécurité pour votre événement:

  • Donnez à vos participants un aperçu complet de votre politique de santé par e-mail et autres canaux de communication.
  • Si vos politiques peuvent entraîner l'interdiction pour les participants d'assister à l'événement ou peuvent entraîner leur exclusion de l'événement, une politique claire (et généreuse) de remboursement / transfert d'inscription est en place.
  • Soyez très clair en décrivant ce qui est autorisé, ce qui est interdit et ce qui est conseillé.

6. Créer un environnement sanitaire lors de votre événement

Comme mentionné ci-dessus, votre plan de préparation doit inclure les mesures que vous prenez pour faire de votre événement un environnement sanitaire. Ces étapes doivent être suivies lors de l'expérience sur site.

Ci-dessous un exemple de la PDAC 2020. Organisé au Canada, il s'agit de l'un des plus grands salons professionnels de l'industrie minière. Un participant était tellement enthousiasmé par les mesures sanitaires prises qu'il a publié sur les réseaux sociaux:

Meilleures pratiques pour créer un environnement sanitaire:

  • Fournir aux participants un désinfectant pour les mains lors de leur inscription à l'événement.
  • Création de sites d'assainissement désignés, remplis de désinfectant pour les mains et de lingettes désinfectantes jetables.
  • Essuyer les microphones après chaque utilisation.
  • Rappelez aux participants les meilleures pratiques d'hygiène via la signalisation et par e-mail, les réseaux sociaux ou les notifications push via votre application mobile d'événement.
  • Pensez à demander à vos participants de signer des renonciations de responsabilité lorsqu'ils s'inscrivent sur place.

7. Passer à un événement virtuel

Rien de mieux qu'en personne, mais si c'est un choix entre avoir un événement virtuellement ou ne pas en avoir du tout, certains organisateurs choisissent de déplacer les choses en ligne.

En fait, Google, Adobe, BluePrism et Okta ont tous décidé qu'un événement virtuel est le meilleur scénario pour eux.

Voici un exemple de messagerie d'Adobe qui a été partagée sur le site Web d'Adobe Summit:

Chaque année, nous sommes impatients d'accueillir nos clients, partenaires et employés du monde entier à Adobe Summit et Magento Imagine pour parler de l'avenir de l'expérience client, dévoiler les dernières innovations de produit et de plate-forme et nous inspirer ensemble en tant que communauté.

Au cours des dernières semaines, nous avons étroitement surveillé et évalué la situation autour de COVID-19 pour nous assurer que nous prenons les mesures nécessaires pour protéger la santé et le bien-être des participants au Sommet Adobe. En conséquence, nous avons pris la décision difficile mais importante de faire de Summit / Imagine 2020 un événement en ligne cette année et d'annuler l'événement en direct à Las Vegas.

Bien que nous soyons déçus de ne pas être ensemble en personne avec notre communauté cette année, nous sommes ravis d'accueillir Adobe Summit en tant qu'expérience en ligne.

Vous pouvez également trouver un exemple de Google pour Google CloudNext ici.

Meilleures pratiques pour virtualiser votre événement:

  • Démontrez que vous avez suivi la situation de près et formulez la décision comme étant dans le meilleur intérêt de vos participants, conférenciers et partenaires.
  • Communiquez avec les partenaires concernés par e-mail. J'espère que vos contrats stipulent les modalités des changements de dernière minute comme celui-ci. Sinon, vous devrez déterminer une solution à l'amiable pour toutes les parties concernées.
  • Préparez une stratégie de communication et de coordination à distance avec vos enceintes.

8. Report de votre événement

Si vous avez la flexibilité avec suffisamment de vos fournisseurs et conférenciers, il peut être utile de reporter votre événement à plus tard dans l'année.

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'annonce de report du Conférence des développeurs de jeux.

Après une consultation étroite avec nos partenaires de l'industrie du développement de jeux et de la communauté du monde entier, nous avons pris la décision difficile de reporter la conférence des développeurs de jeux en mars.

Après avoir passé l'année dernière à préparer le salon avec nos conseils consultatifs, nos conférenciers, nos exposants et nos partenaires de l'événement, nous sommes vraiment contrariés et déçus de ne pas pouvoir vous accueillir pour le moment.

Nous tenons à remercier tous nos clients et partenaires pour leur soutien, leurs discussions ouvertes et leurs encouragements. Comme tout le monde nous le rappelle, de grandes choses se produisent lorsque la communauté se rassemble et se connecte à GDC. Pour cette raison, nous avons pleinement l'intention d'accueillir un événement GDC plus tard au cours de l'été. Nous travaillerons avec nos partenaires pour finaliser les détails et partagerons plus d'informations sur nos plans dans les semaines à venir.

Pour plus d'informations, veuillez visiter notre page Foire aux questions: www.gdconf.com/faq

Voici un exemple envoyé par e-mail de l'événement Qualtrics X4 qui se reflète sur le Site Web du Sommet X4:

La santé et la sécurité de nos clients, employés et partenaires est notre priorité absolue.

Après un examen attentif et à la lumière des développements en cours du coronavirus (COVID-19), nous reportons X4 au début de l'automne. Le report de l'événement de 16 000 participants nous permettra d'offrir l'expérience que nos clients, partenaires et employés attendent et méritent dans un environnement sûr.

Nous sommes ravis de vous accueillir plus tard cette année et nous vous répondrons avec plus d'informations sur des dates spécifiques dans les semaines à venir. Votre inscription sera automatiquement appliquée à l'événement reprogrammé. Les dernières informations seront toujours disponibles sur x4summit.com.

Veuillez prendre un moment pour nous faire savoir si vous avez des questions concernant votre inscription ici. Votre voix est importante et nous nous soucions de vos commentaires.

Nous nous réjouissons de vous accueillir à l'automne. D'ici là, restez en sécurité et en bonne santé!

Ryan Smith, PDG et Kylan Lundeen, CMO

Pour plus d'informations, cliquez ici>

Meilleures pratiques pour reporter votre événement:

  • Encore une fois, démontrez que vous avez suivi la situation de près et formulez la décision comme étant dans le meilleur intérêt de vos participants, conférenciers et partenaires.
  • Communiquez avec les participants au moins une semaine avant le jour de l'événement pour éviter aux voyageurs de l'extérieur de devoir faire le voyage.
  • Vérifiez auprès de votre site et de vos fournisseurs pour voir si vous êtes contractuellement couvert. Sinon, voyez si vous pouvez trouver quelque chose. Il y a de fortes chances que les fournisseurs comprennent le moment mondial et préfèrent maintenir la relation qu'ils entretiennent avec vous.

9. Annulation de votre événement

Dans le pire des cas, vous devrez annuler votre événement. Après des mois et parfois des années de travail, il peut être très difficile de débrancher la prise, mais ce pourrait être le bon choix.

Si cela se produit, sachez que vous n'êtes pas seul. Mobile World Congress, Cisco Live Melbourne et CERAWeek ne sont que quelques-uns des nombreux événements qui ont été reportés en raison de COVID-19.

Vous pouvez trouver un exemple sur Annonce d'annulation de Cisco Live Melbourne au dessous de.

Déclaration de Cisco sur Cisco Live Melbourne

En raison des préoccupations persistantes concernant l'épidémie actuelle de coronavirus, Cisco a pris la décision difficile d'annuler Cisco Live Melbourne, prévue du 3 au 6 mars 2020 en Australie. Nos clients, partenaires et employés sont notre priorité absolue et nous croyons fermement que c'est la bonne décision compte tenu des circonstances actuelles. Nos pensées vont aux personnes directement touchées par cette situation.

Meilleures pratiques pour annuler votre événement:

  • Encore une fois, démontrez que vous avez suivi la situation de près et formulez la décision comme étant dans le meilleur intérêt de vos participants, conférenciers et partenaires.
  • Communiquez avec les participants au moins une semaine avant le jour de l'événement pour éviter aux voyageurs de l'extérieur de devoir faire le voyage.
  • Vérifiez auprès de votre site et de vos fournisseurs pour voir si vous êtes contractuellement couvert. Sinon, voyez si vous pouvez trouver quelque chose. Il y a de fortes chances que les fournisseurs comprennent le moment mondial et préfèrent maintenir la relation qu'ils entretiennent avec vous.
  • Communiquez avec les partenaires concernés par e-mail. J'espère que vos contrats stipulent les modalités des changements de dernière minute comme celui-ci. Sinon, vous devrez déterminer une solution à l'amiable pour toutes les parties concernées.
  • Ayez une politique claire (et généreuse) de remboursement / transfert d'inscription en place pour les participants.

Conclusion: Garder la tête à niveau

Il est indéniable que le coronavirus pose un sérieux défi au monde des événements. Des millions de dollars de revenus ont déjà été perdus et davantage est à prévoir dans les semaines à venir, voire des mois.

Mais voici le truc, dans nos conversations avec les professionnels de l'événementiel – même parmi ceux qui ont dû virtualiser, reporter ou annuler leurs événements – il y a toujours une croyance infaillible dans le pouvoir des événements pour construire des communautés et servir de canal précieux pour conduire. résultats commerciaux.

L'industrie de l'événementiel a atteint un barrage routier.

Heureusement, comme le vice-président des événements d'une entreprise l'a récemment partagé avec moi, la qualité numéro un des professionnels de l'événementiel est résistance.

Remarque: Si vous êtes un client Bizzabo dont le plan d'événement a été affecté par COVID-19, contactez votre responsable de la réussite client pour savoir comment nous pouvons vous aider.