Le guide de production AV pour les événements virtuels

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Bienvenue dans votre guide de production d'événements virtuels pour 2020 et au-delà. Découvrez à quoi ressemble la production audiovisuelle pour un événement virtuel, pourquoi vous pourriez souhaiter une assistance audiovisuelle et comment vous aligner avec votre équipe audiovisuelle.

Qu'est-ce que la production AV d'événements virtuels?

La production d'événements virtuels fait référence aux services de production et de technologie audiovisuels (AV) utilisés pour produire un événement virtuel ou en personne. Alors que les événements en personne nécessitent un type spécial de production audiovisuelle, les événements virtuels nécessitent leurs propres compétences. La production d'événements virtuels peut généralement inclure des services, de l'équipement, de la formation et du personnel possédant l'expertise nécessaire pour offrir une expérience audiovisuelle exceptionnelle à vos événements.

Pourquoi devriez-vous investir dans la production audiovisuelle d'événements virtuels?

Que vous produisiez un événement en personne, événement virtuel, ou événement hybride—L'équipement audiovisuel et les ressources améliorent l'expérience des participants, l'expérience des conférenciers et aident à soutenir l'équipe en coulisses qui dirige l'événement.

À la fin de la journée, les événements virtuels sont souvent tenus à un niveau plus élevé par les organisateurs et les participants à l'événement. Comme l'écrit Aleksandra Panyukhina dans ce guide sur la différenciation des événements virtuels, il y a plus d'événements virtuels que jamais auparavant. D'une part, cela signifie que le public est prêt et prêt à se lancer dans des expériences virtuelles. D'un autre côté, cela signifie également que la barre des expériences virtuelles a été élevée.

Les participants s'attendent à un son net, une vidéo nette et un nombre illimité de médias qui aident à transmettre votre message et à créer une expérience virtuelle unique et engageante.

Garde en tête que événements virtuels sont complexes. Ils comprennent plusieurs sessions, des conférenciers et des pistes qui sont diffusés en direct ou à la demande, et ils nécessitent la facilitation de diverses façons pour que vos participants puissent interagir avec le contenu de l'événement.

Alors que les événements virtuels sont une arène passionnante qui peut être améliorée par la production d'événements virtuels, certains types d'événements comme les happy hours virtuels occasionnels, les discussions en tête-à-tête lo-fi ou les réunions internes peuvent ne pas nécessiter une augmentation de la production supplémentaire. Discutez avec votre équipe des objectifs de votre événement pour déterminer si investir dans une équipe de production audiovisuelle pour un événement virtuel vous convient.

Deux idées fausses populaires sur les événements virtuels et la production audiovisuelle

Avant de plonger dans le guide, examinons quelques idées fausses sur les événements virtuels et la production audiovisuelle.

Première, il existe une idée fausse selon laquelle les événements virtuels étant généralement moins chers à produire que les événements en personne, il n'est pas nécessaire d'investir dans une production d'événements de haute qualité. Il s'agit d'une erreur courante pour les premiers organisateurs d'événements virtuels.

Bien que les événements virtuels dans leur ensemble puissent être moins coûteux à produire, ils sont toujours soumis à des normes de qualité élevées de la part des participants et des organisateurs d'événements, car les événements virtuels deviennent plus courants.

Seconde, alors que la production d'événements virtuels augmente en 2020, la distinction entre les webinaires et les événements virtuels est devenue plus définie. Avec autant d'événements virtuels qui se déroulent et avec des événements virtuels tendant à durer plus longtemps que les webinaires, les participants ont peu de tolérance pour les événements mal produits et peuvent se désintéresser très rapidement. Un événement entièrement produit permet de maintenir le public engagé et de fournir des expériences de qualité de diffusion très percutantes.

Les événements virtuels peuvent être comparés à des émissions de télévision et de streaming. Contrairement aux webinaires qui durent entre 30 minutes et une heure, la télévision diffusée et la télévision en streaming privilégient à la fois un contenu de qualité et la production. Cela signifie mettre des ressources audio, visuelles et des effets de grande valeur qui aident les spectateurs à rester impliqués dans le contenu.

Pour plus d'informations sur la différence entre les webinaires et les événements virtuels, consultez l'ebook Going Hybrid.

Le guide de production AV pour les événements virtuels

Nous avons discuté de ce qu'est la production audiovisuelle, de sa valeur et de certaines idées fausses courantes sur les événements virtuels et la production audiovisuelle. Maintenant, nous pouvons discuter de la façon dont vous pouvez évaluer vos besoins de production audiovisuelle en fonction de vos objectifs d'événement virtuel ainsi que de la façon de se procurer ces ressources.

Dans ce guide, nous couvrirons:

  • Quand envisager la production audiovisuelle
  • Services et ressources de production audiovisuelle
  • Considérations budgétaires pour la production audiovisuelle
  • Conseils pour commencer avec les équipes de production AV

Quand envisager la production audiovisuelle

Il y a de nombreux avantages à inclure une équipe de production AV dans votre prochain événement virtuel. Le partenariat avec un service de production audiovisuel peut être un énorme levier pour les équipes à court de ressources, il peut enrichir l'expérience du locuteur lors de l'intégration, de la répétition et de la diffusion des conférenciers et de leur contenu, et il peut offrir une expérience de marque plus fluide, engageante et meilleure pour votre participants.

Voici 5 cas où vous voudriez sérieusement envisager d'inclure des ressources de production AV:

  • Lorsque votre équipe interne dispose de peu de temps et / ou de ressources
  • Lorsque vous souhaitez offrir une expérience de niveau diffusion à vos participants
  • Lorsqu'un événement virtuel comprend des conférenciers VIP ou un nombre supérieur de conférenciers
  • Lorsque votre événement comprend plus de deux sessions
  • Lorsqu'un événement nécessite plusieurs éléments techniques tels que la musique de fond, la vidéo préenregistrée ou les transitions visuelles

Si votre événement répond à l'un des critères ci-dessus, vous pouvez envisager d'investir dans AV.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de la façon dont nous, chez Bizzabo, avons mis à profit une équipe de production audiovisuelle pour livrer une présentation liminaire de marque par notre PDG Eran Ben-Shushan.

Consultez les enregistrements de session de (Presque) IN-PERSON, notre tout premier événement virtuel, pour plus d'exemples sur la façon dont une équipe AV peut améliorer votre expérience d'événement virtuel.

Services et ressources de production audiovisuelle

Il existe une variété de services et de ressources disponibles dans le cadre plus large des services et de la technologie AV pour événements virtuels. Voici quelques services et ressources pertinents à surveiller lors de l'évaluation des équipes AV d'événements virtuels.

Support d'événements en direct

La prise en charge d'événements en direct peut inclure une assistance technique en temps réel pour votre équipe et vos participants, un modérateur d'événement professionnel pour vous aider avec vos sessions et vos conférenciers, la lecture de vidéos préenregistrées le jour même, et plus encore.

Préparation et formation avant l'événement

La préparation avant l'événement peut inclure un certain nombre d'activités d'intégration telles que la formation des conférenciers et des modérateurs, les meilleures pratiques audio et visuelles et l'alignement sur le déroulement du spectacle. Il devrait également inclure des aspects plus techniques tels que les examens techniques avant l'événement, la configuration du réseau et du système, la préparation du contenu et les répétitions.

Sessions d'événements enregistrées en streaming

Si vous prévoyez de tirer le meilleur parti de votre événement virtuel en offrant des sessions à la demande une fois l'événement terminé, une équipe de production audiovisuelle peut vous aider. Beaucoup solutions d'expérience virtuelle offrent la possibilité d'enregistrer des sessions virtuelles, mais les équipes de production audiovisuelle peuvent également prendre en charge l'enregistrement, l'édition (au cas où vous souhaiteriez ajuster la durée de vie de votre enregistrement de session) et la diffusion de contenu à la demande une fois l'événement terminé.

Sessions d'événements virtuels entièrement produits avec contenu en direct et enregistré

Un événement virtuel entièrement produit nécessite une approche globale de la gestion de tous les besoins de production avant, le jour et après l'événement. Par exemple, vous souhaiterez peut-être inclure différents éléments techniques tels que des inserts publicitaires ou publicitaires, des diapositives, des tiers inférieurs, la configuration et le fonctionnement de la caméra à distance, les flux de visioconférence et les composites client. Est-ce que certains de ces termes vous ressemblent? Là encore, une équipe AV virtuelle peut être énorme.

Considérations budgétaires pour la production audiovisuelle

Une grande question pour les organisateurs d'événements organisant des événements virtuels est: «combien dois-je m'attendre à prévoir pour une équipe de production audiovisuelle?»

À juste titre, budgétisation des événements est un gros problème.

Il y a quelques étapes à considérer lors de la détermination du montant à allouer à la production audiovisuelle lors de votre événement virtuel.

Tout d'abord, vous pouvez déterminer vos besoins de production audiovisuelle en fonction des questions suivantes:

  1. Combien de jours pensez-vous que votre événement virtuel durera?
  2. Combien de temps dure chaque jour de votre événement virtuel?
  3. Y a-t-il des pistes simultanées pour chacun de ces jours?
  4. Dans quelle mesure aimeriez-vous que votre équipe de production audiovisuelle soit avant et / ou pendant la journée de l'événement?

Une fois que vous aurez déterminé la taille et la portée de votre événement, vous aurez une meilleure idée du montant à allouer en termes de temps, de ressources et de budget pour les services audiovisuels.

Vous pouvez ensuite concevoir une matrice de budgétisation pour comprendre où vous souhaitez allouer des ressources aux différents composants de votre événement virtuel. Nous avons créé une version simple ci-dessous à titre d'exemple.

Avant de faire défiler la matrice, prenez une seconde pour examiner les compartiments budgétaires que nous envisageons:

Technologie d'événement virtuel

Une solution d'événement virtuel qui s'aligne sur vos objectifs d'événement sera l'un des investissements les plus importants que vous ferez lors de la création de votre budget d'événement virtuel. Vous souhaiterez examiner comment votre technologie d'événement virtuel s'intègre dans votre technologie d'événement et de marketing existante, l'expérience des conférenciers et des participants, ainsi que les données capturées pendant votre événement. Les objectifs de votre événement doivent correspondre aux capacités technologiques.

Production et services audiovisuels

D'accord. C'est la viande et les pommes de terre de ce dont nous parlons dans ce post. Comme nous l'avons déjà discuté (à moins que vous ne parcouriez simplement ce post, ce qui est tout à fait correct!), Une équipe de production audiovisuelle d'événement virtuel est un investissement crucial qui peut aider à améliorer l'expérience des participants et à rationaliser les opérations en coulisses. . En ce qui concerne les postes budgétaires, vous voudrez réserver des fonds pour le personnel audiovisuel, l'équipement ou les deux en fonction de vos besoins.

Honoraires des conférenciers et cadeaux des conférenciers

Bien que les ressources sur place soient moins importantes pour les événements virtuels, les honoraires des conférenciers peuvent toujours s'avérer pertinents. Cela comprend les frais de conférencier, les cadeaux ou les ressources nécessaires pour réserver des conférenciers pour votre événement virtuel.

Voici un exemple de budget pour un événement virtuel avec 12 conférenciers et 10 000 participants.

ARTICLE PAR QTTY COÛT VENDEUR REMARQUES
Solution d'événement virtuel 12 000,00 $ 1 12 000,00 $ Fournisseur d'événements virtuels Environ 8 000 participants
Équipe de production d'événements virtuels 11 000,00 $ 1 11 000,00 $ Service de production audiovisuelle
Équipement de production AV 4 000,00 $ 1 4 000,00 $ Location de production audiovisuelle Comprend une caméra et des microphones hors site
Frais de conférencier d'honneur 5 000,00 $ 1 5 000,00 $ N / A
Honoraires du président de séance 0,00 $ 12 0,00 $ N / A
Cadeau d'orateur 150,00 $ 12 1 800,00 $ Compte cadeau d'entreprise
Expédition à 20,00 $ 12 240,00 $ UPS
TOTAL 34 040,00 $

Dans l'ensemble, nous nous attendons à ce que les coûts d'événements virtuels imitent les coûts en personne avec une étiquette de prix réduite sur les frais de personnel, les frais de salle et les frais de restauration. Cependant, à la place de ces éléments de campagne d'événements en personne, l'équipement est plus important que l'événement. Les sessions d'événement nécessiteront plus de support technique, y compris des ressources d'enregistrement et de montage vidéo, qui devraient être hautement prioritaires lors de la production d'un événement de haute qualité.

Conseils pour commencer avec les équipes de production AV

Voici trois façons simples de démarrer lorsque vous vous associez à une équipe de production audiovisuelle pour un événement virtuel. Pour plus de détails, consultez comment nous avons lancé notre tout premier sommet virtuel.

1. Comprenez la taille et la portée de l'événement virtuel que vous souhaitez lancer en créant un calendrier de production audiovisuelle (comme celui qui se trouve dans notre Kit de production d'événement virtuel). Ce planning vous aidera à déterminer vos besoins et servira également de feuille de route pour votre équipe de production.

Calendrier de production de l'événement virtuel AV

2. Commencez les discussions tôt avec votre équipe de production AV. Il y a de fortes chances que vous deviez répéter avec eux au moins une fois (et potentiellement plusieurs fois) pour vous assurer que tout se passe sans accroc.

3. Nous vous recommandons également d'établir une ligne de communication ouverte avec votre équipe AV via une application de chat comme Slack, Microsoft Teams ou WhatsApp. Cela peut aider à faciliter les questions avant l'événement, mais est également très utile pour garder un œil sur ce qui se passe pendant la journée de l'événement.

C'est tout – passons maintenant aux principaux points à retenir de ce guide.

Points clés: adopter la production d'événements virtuels

Les événements virtuels sont uniques en ce qu'ils peuvent atteindre un public plus large que les événements en personne. Mais ils viennent également avec un tas de processus logistiques et d'expertise qui sont en dehors de la boîte à outils traditionnelle des spécialistes du marketing événementiel. Heureusement, les services de production audiovisuelle virtuelle sont là pour aider les spécialistes du marketing événementiel à donner vie à des expériences de haute qualité.

Pour commencer avec la production d'événements virtuels, gardez à l'esprit quelques points:

  • Envisagez la production audiovisuelle lorsqu'un événement virtuel a besoin de ressources supplémentaires, comprend un large public ou un grand nombre ou des orateurs, ou si votre événement nécessite plusieurs éléments techniques pour une bonne exécution de l'événement.
  • Éduquez votre équipe sur la variété des services et des ressources de production audiovisuelle pour aligner vos besoins avec vos objectifs d'événement virtuel.
  • Intégrez vos considérations budgétaires pour la production audiovisuelle à vos événements et ressources marketing plus importants en décomposant les prix de chaque élément de campagne.
  • Armez-vous de quelques bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de vos équipes de production audiovisuelle.

Accédez à plus de ressources pour lancer votre événement virtuel ci-dessous.

Kit de production d'événement virtuel