Le top 7 des tendances technologiques événementielles de 2020

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Découvrez ces 7 principales tendances technologiques d'événement à rechercher en 2020 et au-delà alors que les planificateurs d'événements continuent de naviguer dans un nouveau monde d'événements virtuels, hybrides et en personne.

Note de l'éditeur: Il s'agit d'un article invité de G2 et ne reflète pas nécessairement les opinions de Bizzabo.

Alors que nous entrons dans le deuxième trimestre de l'année, beaucoup anticipent les tendances à la hausse de leur industrie, en particulier à la suite de la crise du COVID-19. 2020 est déjà une année révolutionnaire pour la gestion d'événements d'entreprise et bien que beaucoup reste incertain, il existe des opportunités prometteuses pour la technologie événementielle dans l'espace événementiel hybride.

Alors que vous commencez à planifier votre prochain grand événement, il est important de se renseigner sur ces tendances qui pourraient être là pour rester. Découvrez également comment utiliser les mêmes stratégies que les grandes marques qui ouvrent déjà la voie malgré les défis des événements en personne annulés.

Continuez votre lecture pour découvrir ce qu'est la technologie événementielle ainsi que les dernières tendances qui vous aideront à naviguer dans la stratégie de marque et la stratégie événementielle pendant et après COVID-19.

Qu'entendons-nous par technologie événementielle?

La technologie événementielle est la pléthore d'outils numériques qui aident les planificateurs d'événements à exécuter des projets du début à la fin. Les planificateurs d'événements utilisent généralement une variété de types de technologies d'événements (y compris des logiciels d'événements, des applications mobiles et des logiciels de marketing d'événements) pour faire le travail.

Parce que la vie d'un planificateur d'événements est rapide, vous devez être prêt à pivoter, à réajuster et à mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités en un instant. Pendant une pandémie mondiale, cela est plus vrai que jamais. Heureusement, ces outils peuvent vous aider à gérer les événements existants et à en créer de nouveaux précieux. Et comme vous le verrez bientôt à partir des tendances ci-dessous, la technologie événementielle deviendra encore plus importante pour les planificateurs d'événements à la recherche d'idées d'événements virtuels pour 2020 et au-delà.

Les tendances technologiques événementielles à rechercher en 2020

Les dernières et les plus grandes tendances technologiques peuvent élever n'importe quel événement, quelle que soit sa taille. Plus vous intégrez des tendances technologiques utiles dans un événement, meilleur est le retour sur investissement de l'événement que vous récupérerez. Mais avec les nouvelles technologies constamment développées et publiées, il peut être difficile de savoir lesquelles feront la différence lors de votre événement.

Alors, quelles tendances sont à la hausse cette année?

1. Diffusion en direct

Le streaming en direct est une tendance de base dans le monde de la technologie événementielle depuis un certain temps. Cependant, dans le sillage de COVID-19, de nombreuses entreprises transforment leurs événements en personne habituels en événements virtuels. Vous pouvez choisir de créer des événements de diffusion en direct en réponse directe à la pandémie (comme l'ont fait des marques telles que Google, Facebook et Demandbase) ou vous pouvez fournir du contenu utile adapté aux besoins de votre public pour le moment.

La diffusion en continu présente de nombreux avantages. Vous étendez votre événement aux utilisateurs qui n'ont pas pu le faire, engager des clients internationaux et faire parler en ligne votre événement. De plus, si les gens voient à quel point votre événement est en ligne maintenant, ils seront plus susceptibles d'envisager d'acheter un billet pour toute future version en personne.

La diffusion d'événements sur des écrans tout au long de l'événement est un autre excellent moyen de connecter différents participants, surtout si le lieu est grand et qu'ils sont trop loin pour faire la session en personne. Au final, il s’agit d’engager autant de personnes que possible.

2. Intelligence artificielle

Selon le cabinet d'études Markets and Markets, le marché de l'IA atteindra 190 milliards de dollars d'ici 2025, ce qui prouve que les entreprises du monde entier sont tenues d'intégrer l'IA sous une forme ou une autre au cours des cinq prochaines années. L'utilisation de intelligence artificielleIl est en augmentation en raison de sa capacité à personnaliser les expériences des individus tout en rassemblant simultanément la communauté pendant cette période tumultueuse.

En général, l'IA aide à associer certains participants à leur domaine de travail et à leurs intérêts, ce qui garantit que le contenu le meilleur et le plus utile parvient aux bonnes personnes dès qu'elles en ont besoin. Ou, à tout le moins, il a le pouvoir de rationaliser l'expérience. Cela ajoute une simplicité bien nécessaire pour les participants à l'événement qui ont déjà dû s'adapter à tant d'autres changements ces derniers mois.

Il est important de noter que l'IA se présente sous plusieurs formes. Voici quelques exemples courants:

  • Chatbots d'événement
  • Reconnaissance faciale lors de l'inscription à l'événement
  • Traduction et interprétation vocale lors de panels
  • Personnalisation de la newsletter de l'événement

3. Expérience améliorée des participants

Un événement est tout au sujet de l'expérience. Et même si les événements en personne sont suspendus pour l'instant, vous pouvez toujours créer des versions numériques ou hybrides dans lesquelles votre public trouvera de la valeur. Il existe deux façons principales d'améliorer l'expérience des participants en ligne:

  • Personnalisez la communication. La connexion humaine est plus importante que jamais. C'est pourquoi reconnaître votre public en tant qu'individu peut avoir un impact significatif pour lui. Vous pouvez envoyer des notifications push, des e-mails et des SMS personnalisés à chaque participant, en leur recommandant des sessions qu'il pourrait aimer. Vous pouvez également créer une expérience «planifiez votre propre» où les participants peuvent choisir l'expérience par eux-mêmes.
  • Offrez un large éventail de sujets. Beaucoup de gens veulent acquérir de nouvelles compétences pendant la quarantaine et continueront probablement à étendre leur curriculum vitae à mesure que le marché du travail se dégonfle temporairement. Suivez les traces du géant des événements South by Southwest et proposez des sujets qui couvrent tout, de la technologie aux affaires en passant par l'art. Tout ce qui aide votre public à se préparer ou à se sentir plus confiant quant aux travaux futurs.
  • Simplifiez l'enregistrement. Supprimez le fardeau des étapes supplémentaires et des complications inutiles pour les participants stressés et épuisés. Programmez un système d'inscription qui permet aux participants de réserver leurs billets et / ou de futurs arrangements de voyage en une seule fois avec le moins d'étapes possible. Pour des idées d'événements hybrides dans l'année à venir, envisagez de regrouper les options d'événement en personne et en ligne pour les rendre à la fois plus abordables et plus simples à réserver pour les participants.

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4. Technologie de reconnaissance faciale

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La reconnaissance faciale est un logiciel qui suit, enregistre et stocke les traits du visage d'une personne. Et bien qu'il ne soit pas toujours précis à 100%, il est toujours très utile pour plusieurs raisons.

Étant donné que les enregistrements d'événements sans contact sont une exigence probable pour les deux prochaines années, cette technologie sera essentielle. Les participants peuvent simplement scanner leur visage (s'ils ont consenti à la reconnaissance faciale lors de l'inscription) et être admis à l'événement une fois que la machine les a reconnus. L'expérience est à la fois sûre et transparente pour toutes les personnes impliquées. Étant donné que nous sommes tellement habitués à cette technologie (les récents propriétaires de modèles d'iPhone l'utilisent quotidiennement), la plupart des participants la connaissent déjà et peuvent s'y attendre lors de tout événement en personne.

Et, si vous souhaitez organiser un événement hybride, vous pouvez utiliser la reconnaissance faciale (comme celle offerte par Microsoft 365) pour apporter une valeur supplémentaire aux participants de la diffusion en direct. Grâce à cette technologie, les téléspectateurs peuvent facilement parcourir les vidéos des sections importantes à travers les horodatages traditionnels et les visages des participants. Cela leur permet d'affiner les sections avec des haut-parleurs spécifiques et d'accéder aux informations importantes de manière plus intuitive. Les outils de reconnaissance faciale pour les flux en direct permettent également la synthèse vocale automatisée qui comprend les noms de chaque personne qui parle, de sorte que les participants repartent avec des transcriptions précises et des idées auxquelles ils peuvent se référer pour les années à venir.

Avant d'utiliser la reconnaissance faciale, vous devez reconnaître la controverse qui suit cette tendance technologique. Plus que jamais, les gens se soucient de leur vie privée et l'utilisation de la reconnaissance faciale lors de votre événement pourrait empêcher certaines personnes de participer.

Selon Tech Business Guide, les informations de reconnaissance faciale pourraient tomber entre de mauvaises mains à tout moment et bien que les systèmes améliorent la prévention du vol d'identité, cela pourrait toujours se produire. Investissez donc dans les sauvegardes de cybersécurité et vérifiez auprès de votre fournisseur de technologie que toutes les précautions nécessaires ont été prises avant de le lancer pour les participants à votre événement.

5. AR et VR

Comme pour la reconnaissance faciale, la réalité augmentée (RA) et la réalité virtuelle (VR) ont été utilisées dans l'industrie au cours des deux dernières années. Et maintenant que la majorité du monde est confinée à leur domicile, elle fournit un service nécessaire à ceux qui ont besoin d'une évasion mentale sûre pour le travail et le jeu, qui ne met en danger personne.

Avec une analyse rapide d'un code QR, les participants peuvent entrer dans le monde de la RA. Des projections murales complètes aux installations d'art intérieur à 360 degrés, vous pouvez ravir vos participants d'une multitude de façons. Évaluez qui est votre public et créez une expérience qui non seulement les impressionne mais leur donne quelque chose à rapporter à leur équipe.

Un événement qui a totalement intégré l'AR et la VR dans leur répertoire est l'E3. E3 est une conférence tenue à Los Angeles, en Californie, qui se concentre sur tout ce qui concerne les jeux vidéo, les consoles et les ordinateurs de poche. À l'E3, des produits comme l'Oculus Rift ont été introduits et utilisés sur les stands d'événements, donnant aux participants la chance d'essayer un casque de réalité virtuelle pour eux-mêmes.

Pour vraiment épater vos participants, essayez de leur raconter une histoire avec un monde qui n'existe qu'à l'intérieur de ce casque.

6. Traduction en direct

L'utilisation de la traduction en direct continuera d'être utilisée tout au long de 2020 car le public ressent un besoin accru de se connecter avec le monde extérieur au cours de cette expérience partagée à grande échelle. Si vous pouvez étendre votre événement à des participants qui ne parlent pas votre langue maternelle, vous verrez un pic d'intérêt international. L'accessibilité doit être une priorité dans l'espace événementiel. Plus il y a d'idées cultivées au-delà des barrières linguistiques, plus l'industrie peut s'enrichir.

Un logiciel comme Interactio offre une interprétation en direct sur les smartphones des utilisateurs. Un exemple en mouvement était une collaboration entre Interactio et Beach Body. Beach Body voulait diffuser la traduction simultanée pour les participants qui s'étaient rendus à l'événement à l'étranger. 30 000 participants étaient des anglophones, des hispanophones et des francophones. Interactio s'est rendu à l'événement et a aidé à mettre en place le flux de traduction en direct, rendant instantanément l'événement Beach Body beaucoup plus accessible.

Certains services permettent des flux de traduction en direct via des écouteurs, des écouteurs, des téléphones portables et un accès en ligne. Plus vous atteignez de personnes, plus vous avez de mot à dire sur le déroulement de votre événement.

7. Collecte de données plus sécurisée

En collectant des données sur les événements en temps réel, vous donnez aux participants la possibilité de vous dire ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas lors de votre événement. Ensuite, vous pouvez interpréter ces données pour fournir des haut-parleurs encore plus percutants, une assistance technologique utile et un contenu encourageant.

En réfléchissant à la façon dont vous souhaitez faire ressortir les informations pour votre événement, vous pouvez considérer les éléments suivants:

  • "Combien de personnes ont interagi avec la session X?"
  • "Quel est le score NPS post-événement pour les participants?"
  • "Quels sont les résultats de l'enquête X et qu'est-ce que cela m'apprend sur mon public?"

Les données sur les événements traduisent les besoins et les désirs de votre public en plats à emporter. Les événements virtuels offrent encore plus d'opportunités de collecte de données, avec plus d'opportunités de statistiques, de rapports et d'analyses des participants disponibles que chez leurs homologues en personne.

Des actions telles que les heures d'affichage des sessions, les cartes thermiques de suivi des yeux et l'engagement des événements montrent à la fois un comportement et des préférences que vous ne pouvez pas trouver ailleurs. Les ensembles de données virtuelles se traduisent par des événements virtuels, en personne ou même hybrides plus efficaces à l'avenir, car la plupart de ces opportunités de collecte de données peuvent être utilisées pour informer tous les domaines de la planification d'événements.

Mais il y a une bonne et une mauvaise façon de le collecter. Comme 84% des consommateurs vous le diront, ils prendraient volontiers leur entreprise ailleurs s'ils sentaient qu'ils ne pouvaient pas faire confiance à une entreprise avec leurs données. Et comme de plus en plus d'événements passent du monde physique au monde virtuel, les participants cherchent à minimiser les risques de sécurité des données sur les dizaines d'outils et de plateformes d'événements virtuels qu'ils sont soudainement invités à utiliser.

Assurez-vous également que vos pratiques de collecte de données sont conformes au RGPD, la nouvelle loi de l'UE sur la protection des données. Il y a quelques paramètres clés que les spécialistes du marketing doivent garder à l'esprit, y compris donner aux participants la possibilité de se retirer de la collecte de données et être transparent quant à la façon dont leurs données seront utilisées.

De même, l'État de Californie a adopté la loi CCPA qui appelle également à une confidentialité accrue des données. Pour vous assurer que votre événement numérique ou hybride est conforme, incluez des processus clairs de désinscription et de modification ou d'effacement des données et toute information connexe sur la façon dont les données peuvent être vendues à tout moment.

Conclusion: la technologie événementielle dans le futur

La planification de votre prochain événement peut sembler un peu intimidante au début, étant donné les énormes changements que nous avons tous connus récemment. Sachez simplement que vous pouvez toujours vous connecter avec vos participants à un niveau réel et authentique grâce à des événements numériques et hybrides.

Sachez que chaque expérience de conférence, de réunion et d'événement sera différente et nécessitera des fonctionnalités technologiques différentes, alors gardez toutes ces tendances pour 2020 et au-delà.

Apprenez-en plus sur l'avenir du marketing événementiel dans le rapport Benchmarks and Trends 2020.

Rapport de référence et tendances 2020