Reporter votre événement: 5 exemples de grandes marques

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Comment communiquer un report d'événement lié à COVID-19 à vos participants. Présentant des exemples de Qualtrics, SaaStr et Coachella.

La semaine dernière, nous avons publié un guide détaillé sur ce que les organisateurs d'événements doivent savoir sur COVID-19. Entre autres sujets, nous avons discuté d'un certain nombre de façons dont les organisateurs peuvent créer un plan de règles de santé, structurer un plan de préparation sur place et communiquer avec les participants.

La réalité est que, pour de nombreux organisateurs, la meilleure décision peut être de reporter leurs événements. Cela est particulièrement vrai à la suite d'annonces visant à limiter les grands rassemblements dans des villes comme New York, de plus grandes régions comme Californie, et dans certains cas, des pays à part entière comme Australie.

Afin de fournir aux organisateurs d'événements une meilleure compréhension de la façon de communiquer les annulations d'événements avec les clients, nous avons compilé la liste ci-dessous d'exemples de marques comme Qualtrics, SaaStr et Coachella.

Avec chaque exemple, nous partageons également Date de l'événement d'origine, les Date d'annonce du report, et le Nouvelle date d'événement.

Nous prévoyons de mettre à jour cette liste avec des exemples plus pertinents à mesure que la situation évolue.

5 exemples d'annoncer le report d'un événement

1. Conférence des développeurs de jeux

La Game Developers Conference (GDC) est un rassemblement annuel de près de 29 000 designers, programmeurs, artistes visuels et autres personnalités de l'industrie du développement de jeux. Les organisateurs de cet événement de San Francisco étaient en avance sur la courbe, annonçant le report de l'événement de mars en février.

Contrairement à certains autres événements du printemps, GDC a été repoussé jusqu'à l'été 2020.

Date de l'événement d'origine: 16 mars – 20 mars 2020

Date de l'annonce du report: 20 février 2020

Nouvelle date de l'événement: Été 2020

Voir l'annonce complète du report de GDC ici.

Après une consultation étroite avec nos partenaires de l'industrie du développement de jeux et de la communauté du monde entier, nous avons pris la décision difficile de reporter la conférence des développeurs de jeux en mars.

Après avoir passé l'année dernière à préparer le salon avec nos conseils consultatifs, nos conférenciers, nos exposants et nos partenaires de l'événement, nous sommes vraiment contrariés et déçus de ne pas pouvoir vous accueillir pour le moment.

Nous tenons à remercier tous nos clients et partenaires pour leur soutien, leurs discussions ouvertes et leurs encouragements. Comme tout le monde nous le rappelle, de grandes choses se produisent lorsque la communauté se rassemble et se connecte à GDC. Pour cette raison, nous avons pleinement l'intention d'accueillir un événement GDC plus tard dans l'été. Nous travaillerons avec nos partenaires pour finaliser les détails et partagerons plus d'informations sur nos plans dans les semaines à venir.

Pour plus d'informations, veuillez visiter notre page Foire aux questions: www.gdconf.com/faq

2. SaaStr Annual

Bien qu'il soit universellement difficile de prendre la décision de reporter un événement, les organisateurs du SaaStr Annual vraiment voulait que le rassemblement d'environ 15 000 cadres et dirigeants de l'espace technologique ait lieu. Jusqu'à la 11e heure, ils ont affiché des règles de santé et de sécurité extrêmement rigoureuses et ont également mené une campagne de courriels énergique pour apaiser les inquiétudes des participants potentiels.

Le 5 mars 2020, sous la direction des responsables du comté de Santa Clara où l'événement a lieu, les organisateurs ont pris la décision difficile de reporter leur événement. Dans ce cas, ils ont fusionné un événement déjà planifié avec le contenu de l'événement reporté.

Date de l'événement d'origine: 10 mars – 12 mars 2020

Date de l'annonce du report: 5 mars 2020

Nouvelle date de l'événement: Septembre 2020

Voir l'annonce complète du report de SaaStr ici.

Ce soir, le comté de Santa Clara a publié une déclaration recommandant que les grands événements communautaires ne se poursuivent plus: "Pour le moment, nous recommandons de reporter ou d'annuler les rassemblements de masse et les grands événements communautaires où un grand nombre de personnes sont à distance les unes des autres."

Suite à cela et aux conseils du CDC, et à l'escalade croissante de l'épidémie de Covid-19 dans le monde et aux États-Unis, SaaStr Annual doit maintenant être reprogrammé et fusionné avec notre événement d'automne existant en un nouveau SaaStr Bii- Annuelle »qui aura lieu en septembre 2020.

L'événement remplacera notre événement d'automne déjà prévu, SaaStr Scale, et nous augmenterons la taille et la capacité de Scale pour accueillir tous les participants et sponsors.

La santé et la sécurité de la communauté sont de la plus haute importance pour SaaStr. La notification claire du comté de Santa Clara ce soir fait de cette action la seule voie prudente pour nous. Sachez que nous avons travaillé jour et nuit pour faire tout notre possible pour garantir un événement de classe mondiale et sûr.

Nous avons le cœur brisé et savons que c'est une période très difficile pour tout le monde, et apprécions votre compréhension et votre soutien. Nous devons suivre l'édit du comté de Santa Clara et espérons vous voir en septembre pour le bisannuel et au 2021 SaaStr annuel du 2 au 4 février également.

3. Qualtrics X4

X4 est la série d'événements phare produite par la société de logiciels de gestion d'expérience de Qualtrics. L'événement devait réunir environ 16 000 participants pour le réseautage, des démonstrations, des sessions éducatives et la chance de voir des conférenciers de renom monter sur scène. Par exemple, le programme du X4 de 2020 présente Ellen Degenres, Michelle Obama et Matthew McConaughey.

Ci-dessous, une annonce envoyée par e-mail par l'équipe Qualtrics X4 qui est développée sur le Site Web du Sommet X4.

Date de l'événement d'origine: 10 mars – 13 mars 2020

Date de l'annonce du report: 3 mars 2020

Nouvelle date de l'événement: Automne 2020

Voir l'annonce complète du report de Qualtrics X4 ici.

La santé et la sécurité de nos clients, employés et partenaires est notre priorité absolue.

Après un examen attentif et à la lumière des développements en cours du coronavirus (COVID-19), nous reportons X4 au début de l'automne. Le report de l'événement de 16 000 participants nous permettra d'offrir l'expérience que nos clients, partenaires et employés attendent et méritent dans un environnement sûr.

Nous sommes ravis de vous accueillir plus tard cette année et nous vous répondrons avec plus d'informations sur des dates spécifiques dans les semaines à venir. Votre inscription sera automatiquement appliquée à l'événement reprogrammé. Les dernières informations seront toujours disponibles sur x4summit.com.

Veuillez prendre un moment pour nous faire savoir si vous avez des questions concernant votre inscription ici. Votre voix est importante et nous nous soucions de vos commentaires.

Nous nous réjouissons de vous accueillir à l'automne. D'ici là, restez en sécurité et en bonne santé!

Ryan Smith, PDG et Kylan Lundeen, CMO

Pour plus d'informations, cliquez ici>

4. Coachella

Le 10 mars, les responsables de la santé du comté de Riverside, en Californie, ont ordonné aux organisateurs de Coachella d'annuler l'événement. En réponse, les organisateurs ont reporté l'événement à l'automne 2020.

Goldenvoice, le principal producteur de l'événement, a également reporté son festival annuel de musique country Stagecoach pour plus tard dans l'année.

Date de l'événement d'origine: 9 avril – 19 avril 2020

Date de l'annonce du report: 10 mars 2020

Nouvelle date de l'événement: 9 octobre – 18 octobre 2020

Annonce complète du report de Coachella ici.

Sous la direction du comté de Riverside et des autorités sanitaires locales, nous devons malheureusement confirmer le rééchelonnement de Coachella et Stagecoach en raison des préoccupations liées à COVID-19. Bien que cette décision intervienne à un moment d'incertitude universelle, nous prenons très au sérieux la sécurité et la santé de nos clients, du personnel et de la communauté. Nous exhortons tout le monde à suivre les lignes directrices et les protocoles proposés par les responsables de la santé publique.

Coachella aura désormais lieu les 9, 10 et 11 octobre et les 16, 17 et 18 octobre 2020. Stagecoach aura lieu les 23, 24 et 25 octobre 2020. Tous les achats pour les dates d'avril seront honorés pour les dates d'octobre reprogrammées . Les acheteurs seront informés d'ici le vendredi 13 mars de la façon d'obtenir un remboursement s'ils ne peuvent pas y assister.

Merci pour votre soutien continu et nous avons hâte de vous voir dans le désert cet automne.

5. Conférence TNW

Alors que de nombreux événements reportés étaient initialement prévus pour février, mars ou avril, certains organisateurs d'événements ont prévu façon en avance sur la courbe et reporter les événements qui étaient initialement prévus jusqu'en juin.

La conférence TNW (The Next Web) en fait partie. Le grand événement technologique – qui prévoyait de réunir près de 20000 participants et 3500 entreprises du monde entier – a décidé de jouer la sécurité, reportant l'événement à l'automne 2020.

Date de l'événement d'origine: 18 juin – 19 juin 2020

Date de l'annonce du report: 3 mars 2020

Nouvelle date de l'événement: 1 octobre – 2 octobre 2020

Annonce complète du report de la conférence TNW ici.

TNW annonce aujourd'hui que l'édition 2020 de son événement phare sera reportée aux 1er et 2 octobre 2020. En raison des préoccupations croissantes concernant le coronavirus (COVID-19), et avec le bien-être des participants, des partenaires et du personnel comme nombre une priorité, TNW a décidé que le report de l'événement est le seul plan d'action responsable à l'heure actuelle. Cette décision a été prise après consultation du gouvernement local, des partenaires et du personnel, à qui TNW tient à exprimer sa gratitude pour sa compréhension, sa patience et son soutien continu.

«Bien que la décision de reporter notre événement n'ait pas été prise à la légère, et les préoccupations actuelles autour du virus pourraient, avec le recul, sembler exagérées, nous avons été en partie inspirés par les mots de M. Leavitt, DHHS:« Tout ce que nous faisons avant une pandémie semblera alarmiste. Tout ce que nous ferons après semblera insuffisant ».

J'espère que le monde pourra prendre des mesures adéquates et que la propagation du virus sera bientôt maîtrisée. À l'avenir, nous concentrerons tous nos efforts sur l'amélioration de notre événement en octobre. » – Boris Veldhuijzen van Zanten, fondateur et PDG de TNW

Les détenteurs de billets peuvent se FAQ section sur le site Web de la Conférence TNW pour plus d'informations.

Conclusion: reporter votre événement

Si vous avez besoin de reporter votre événement, vous n'êtes pas seul. Des festivals de musique aux conférences d'affaires, les organisateurs prennent la décision de reporter leurs événements ou, dans certains cas, se font forcer la main par les autorités locales.

Meilleures pratiques pour reporter votre événement:

  • Démontrez que vous avez suivi la situation de près et formulez la décision comme étant dans le meilleur intérêt de vos participants, conférenciers et partenaires.
  • Communiquez avec les participants au moins une semaine avant le jour de l'événement pour éviter aux voyageurs de l'extérieur de faire le voyage.
  • Vérifiez auprès de votre site et de vos fournisseurs pour voir si vous êtes contractuellement couvert. Sinon, voyez si vous pouvez trouver quelque chose. Il y a de fortes chances que les fournisseurs comprennent le moment mondial et préfèrent maintenir la relation qu'ils entretiennent avec vous.

Remarque: Si vous êtes un client Bizzabo dont le plan d'événement a été affecté par COVID-19, contactez votre responsable de la réussite client pour savoir comment nous pouvons vous aider.